Sur vos documents, et ce qui rate
Au sommaire, 6 sections
Pourquoi cette séance existe
La séance précédente a exposé une mécanique. Celle-ci la met en marche, sur vos documents, et vous fait constater par vous-mêmes ce qu’elle fait et ce qu’elle rate.
C’est la seule façon d’apprendre cette technique. Lue, elle paraît évidente. Employée, elle révèle en dix minutes l’état réel de la documentation d’une entreprise, et c’est cette expérience-là qui vous servira devant un comité de direction.
La dernière heure change de sujet et ouvre le suivant : les agents. Un assistant documentaire répond ; un agent agit. La différence est mince à énoncer et considérable en pratique, et elle est le sujet du travail évalué du 22 octobre.
Ce que vous saurez à la fin de cette séance
- Monter un espace documentaire interrogeable, sans écrire de code
- Conduire un test de contrôle et diagnostiquer une réponse fausse à la bonne étape
- Reconnaître ce qui, dans vos documents, empêche une réponse juste
- Distinguer un assistant d’un agent, et nommer les trois briques d’un agent
1. Monter l’espace documentaire
1.1 Le geste, dans trois familles d’outils
Le principe est identique partout1, seuls les mots changent. Vous rencontrerez ces trois familles en entreprise2.
Les espaces documentaires dédiés. Vous créez un carnet, vous y déposez des sources, vous interrogez. L’outil affiche systématiquement d’où vient chaque affirmation. C’est la famille la plus lisible pour un usage documentaire, et celle qui apprend le mieux, parce qu’elle rend le mécanisme visible.
Les projets d’un assistant conversationnel. Vous créez un projet, vous y attachez des fichiers et une consigne permanente, et toutes les conversations du projet en héritent. C’est la famille la plus souple, et celle qui glisse le plus facilement vers l’agent.
Les solutions d’entreprise. Le même mécanisme, branché sur l’intranet, avec la gestion des droits. Vous ne les monterez pas vous-même : vous les spécifierez, et vous en jugerez la qualité.
1.2 Ce qu’on regarde avant de déposer quoi que ce soit
Trois vérifications, dans cet ordre, et elles prennent deux minutes :
- Le document est-il à jour ? Ouvrez-le. Regardez la date. Un document périmé produira des réponses fausses citées avec assurance.
- Est-il structuré ? Des titres, des sections courtes, des tableaux simples. Un document fleuve se découpera mal.
- A-t-il le droit d’être là ? Les trois règles de la séance précédente s’appliquent, et elles s’appliquent d’abord à vous3.
1.3 Le réglage qui change tout, et qu’on oublie
La plupart de ces outils acceptent une consigne permanente : qui vous êtes, à qui la réponse s’adresse, ce qu’il faut faire quand l’information est absente.
Cette dernière phrase est la plus utile de toutes, et elle tient en une ligne :
Si l’information ne se trouve pas dans les documents fournis, dis-le explicitement plutôt que de la déduire.
Sans elle, le système comblera les trous. Avec elle, il vous signale les trous, ce qui est exactement le service qu’on attend de lui.
Atelier 1, votre espace documentaire
Individuellement, sur votre propre compte.
- Créez un espace, un carnet ou un projet, au choix de l’outil.
- Déposez vos trois documents.
- Posez la consigne permanente ci-dessus.
- Posez cinq questions dont vous connaissez la réponse, de la plus simple à la plus complexe.
- Notez, pour chacune : juste, faux, ou refusé faute d’information.
Gardez ce tableau de cinq lignes : il sert à l’atelier suivant.
2. Le test de contrôle, et le diagnostic
2.1 Ce qu’on cherche vraiment
Vous n’évaluez pas un modèle. Vous évaluez un montage : des documents, un découpage, un réglage, un modèle. Quand une réponse est fausse, la question professionnelle n’est pas « est-ce que l’IA est mauvaise », elle est « laquelle des quatre étapes a lâché ».
2.2 La grille de diagnostic
| Ce que vous observez | L’étape en cause | Ce qu’on fait |
|---|---|---|
| Aucune source citée, réponse générale | Récupération : rien n’a été retrouvé | Vérifier que le document est bien indexé |
| Sources citées, mais pas les bonnes | Découpage ou récupération | Regarder si le passage utile est coupé en deux |
| Bonnes sources, conclusion fausse | Génération | Ne plus lui demander de calculer |
| Bonne réponse, mais périmée | Documentation | Corriger le document, pas l’outil |
| « Je ne trouve pas » alors que c’est écrit | Découpage, presque toujours | Restructurer le passage, ou le sortir du tableau |
2.3 Le cas le plus fréquent, et le plus instructif
Une information est écrite dans un tableau, et le système ne la trouve pas. C’est le cas numéro un en entreprise, et il n’a rien d’un défaut de l’outil : un tableau perd son sens quand on le découpe, parce que la valeur d’une cellule dépend de son en-tête, qui est loin.
La parade tient en une phrase : ce qui doit être retrouvé se dit en phrases. Une ligne de tableau devient « Le produit A coûte 120 euros hors taxes pour une commande de moins de 50 unités. » C’est long, c’est redondant, et cela fonctionne.
À retenir. Un système de ce type ne lit pas un document. Il lit des morceaux de document, isolés les uns des autres. Tout ce qui perd son sens hors de son contexte perd son sens ici.
Atelier 2, diagnostiquer
En binôme, vingt minutes de travail, dix de mise en commun.
- Reprenez votre tableau de cinq questions.
- Pour chaque réponse fausse ou refusée, désignez l’étape en cause avec la grille ci-dessus.
- Choisissez-en une, et corrigez-la : reformulez le passage dans le document, redéposez, reposez la question.
- Notez ce qui a changé.
Si vos cinq réponses sont justes, votre test est trop facile. Écrivez-en une sixième qui exige de croiser deux documents.
3. Des assistants aux agents
3.1 La différence tient en un verbe
Un assistant répond. Vous posez une question, il produit un texte, et rien ne se passe dans le monde.
Un agent agit. Il décide d’une suite d’étapes, se sert d’outils, et produit un effet : un fichier écrit, un message envoyé, une ligne ajoutée dans un tableur.
C’est la différence entre demander « rédige-moi un compte rendu » et demander « lis les notes de la réunion, rédige le compte rendu, et dépose-le dans le dossier partagé ».
3.2 Les trois briques
Des instructions. Ce qu’il est, ce qu’il fait, ce qu’il ne fait jamais. C’est la brique la plus déterminante et la moins soignée. Une instruction vague produit un agent imprévisible.
Des outils. Ce qu’il a le droit d’utiliser : chercher sur le web, lire vos documents, écrire un fichier, appeler un service. Chaque outil ajouté est une capacité, et un risque.
Une mémoire. Ce dont il se souvient d’une fois sur l’autre : vos préférences, le contexte de l’entreprise, les décisions déjà prises.
3.3 Ce qui rend un agent utile, et ce qui le rend dangereux
C’est la même chose : il agit sans repasser par vous à chaque étape.
Un agent qui rédige et publie trente fiches produit fait gagner une semaine. Le même agent, mal instruit, publie trente fiches fausses en dix minutes, et la correction coûte plus cher que la rédaction manuelle.
La règle professionnelle est donc simple, et elle ne se négocie pas au début : on sépare ce qu’il propose de ce qu’il exécute. Les actions réversibles peuvent s’automatiser. Les actions visibles par un client, jamais sans validation humaine.
3.4 Quatre usages réalistes en marketing
Aucun de ces quatre n’est de la science-fiction, et vous les monterez tous avant la fin de l’année.
- La veille concurrentielle : lire des sources définies, résumer, signaler ce qui a changé.
- Le brief créatif : partir d’une fiche produit et d’une cible, produire un brief structuré.
- La déclinaison de contenu : un texte de référence, décliné en formats courts.
- Le contrôle de conformité : vérifier qu’un contenu respecte une charte, et signaler ce qui manque.
Le quatrième est le plus sous-estimé, et c’est le seul des quatre qui ne produit rien : il vérifie. C’est souvent celui qui apporte le plus de valeur.
4. Ce que vous ferez le 22 octobre
Vous construirez un agent marketing, et vous le documenterez. Le travail est évalué, sans note chiffrée : la formation ne prévoit pas de barème, et l’évaluation se fait sur des niveaux de maîtrise annoncés à l’avance.
Le sujet complet vous est remis à la fin de cette séance. Lisez-le avant de venir : trois heures suffisent pour construire, elles ne suffisent pas pour choisir quoi construire.
Sources
Notes
- La méthode mise en pratique ici est la génération augmentée par récupération, décrite par Patrick Lewis, Ethan Perez, Aleksandra Piktus, Fabio Petroni, Vladimir Karpukhin et coll., « Retrieval-Augmented Generation for Knowledge-Intensive NLP Tasks », 2020,
arxiv.org/abs/2005.11401. Vérifié le 14 août 2026. Revenir au texte - Les trois familles d’outils citées au 1.1, leurs limites de volume, leurs formats acceptés et le sort réservé aux documents déposés se relèvent dans la documentation de chaque produit, le jour de l’atelier. Aucun nom commercial n’est fixé dans ce cours : ces produits changent de nom, de limite et de tarif plus vite qu’un support de cours ne se réécrit. Revenir au texte
- L’obligation d’information et les conditions de licéité d’un traitement de données personnelles relèvent du règlement général sur la protection des données, articles 5, 6 et 13. Elles s’appliquent aux documents déposés dans un espace documentaire comme à n’importe quel autre traitement. Revenir au texte
