Un tableur, cinq indicateurs, et la seule partie difficile : vérifier
Au sommaire, 8 sections
Ce qui va se passer aujourd’hui
En deux heures, vous allez fabriquer un outil. Une vraie page qui s’ouvre dans un navigateur, où vous déposez votre export de ventes et qui affiche vos indicateurs, vos graphiques et vos anomalies.
Vous n’écrirez pas une ligne de code, et vous n’en aurez pas besoin.
Ce qui a changé n’est pas que tout le monde puisse programmer : c’est que vous pouvez obtenir un outil jetable pour un besoin ponctuel, en quelques minutes, sans passer par personne. Un tableau de bord pour la réunion de lundi, un calculateur pour arbitrer entre deux offres, un contrôleur qui vérifie que trois cents lignes respectent bien une règle.
Ce sont exactement les demandes qu’une équipe marketing renonçait à formuler, parce qu’elles ne valaient pas le coût d’une demande au service informatique. Elles étaient donc faites à la main, ou pas faites du tout.
Ce que vous saurez faire à la fin
- Décrire un besoin d’outil de façon à obtenir quelque chose d’utilisable du premier coup
- Produire un tableau de bord qui lit votre export et affiche vos indicateurs
- Le faire évoluer en une phrase quand vous changez d’avis
- Vérifier qu’il calcule juste, en trois minutes
- Reconnaître le moment où un outil jetable doit devenir un vrai projet
1. Trois niveaux, et celui qui vous concerne
1.1 La carte
| Niveau | Exemple | Ce que cela suppose |
|---|---|---|
| Un calcul ponctuel | « Quel est le panier moyen par région ? » | rien, la réponse suffit |
| Un outil jetable | une page qui lit mon export et affiche cinq indicateurs | savoir vérifier le résultat |
| Un outil qui vit | un tableau de bord utilisé par l’équipe chaque mois | un propriétaire, une maintenance, un budget |
Le premier niveau ne pose pas de question : c’est une réponse, vous la vérifiez ou non.
Le deuxième est l’objet de cet atelier, et c’est le plus rentable pour vous : le besoin est ponctuel, la durée de vie est courte, l’enjeu de maintenance est nul puisqu’on jette l’outil après usage.
Le troisième est un projet, avec tout ce qu’un projet suppose.
1.2 Le bon format de sortie
Selon ce que vous demandez, vous obtiendrez une page autonome à ouvrir dans un navigateur, un classeur avec ses formules, ou un petit programme à exécuter.
Pour un usage marketing, la page autonome est presque toujours le bon choix : elle s’ouvre partout, ne demande aucune installation, se transmet par courriel comme un fichier ordinaire, et vos données ne quittent pas votre ordinateur puisque le traitement se fait dans le navigateur.
Ce dernier point vaut d’être retenu : c’est l’argument qui fera accepter votre outil par une direction prudente.
2. Le prompt complet, à copier
2.1 Celui qui produit l’outil
Copiez-le tel quel, remplacez ce qui est entre crochets, joignez vos cinq premières lignes de données. C’est le cœur de l’atelier.
Tu vas me produire un outil d’analyse, sous forme d’une seule page HTML autonome, qui fonctionne hors ligne et ne transmet aucune donnée à l’extérieur. Le traitement se fait entièrement dans le navigateur.
Ce qui entre : un fichier
.csvou.xlsxque je dépose sur la page. Voici ses cinq premières lignes, en-tête compris : [coller cinq lignes]Ce qui sort, dans cet ordre :
- Quatre indicateurs en gros caractères en haut : chiffre d’affaires total, panier moyen, nombre de commandes, nombre de clients distincts
- Le classement des dix meilleures références, en tableau trié
- L’évolution mensuelle, en graphique à barres
- La répartition par [région ou canal], en tableau avec pourcentages
- Un encadré de contrôle : nombre de lignes lues, nombre de lignes ignorées, et la raison de chaque exclusion
Les cas particuliers, à traiter ainsi : une ligne dont le montant est vide est ignorée et comptée comme telle ; un montant écrit en texte est converti si possible, signalé sinon ; une date illisible fait sortir la ligne des statistiques mensuelles mais pas des totaux.
La forme : sobre, lisible sur un vidéoprojecteur, sans dépendance à un service externe. Aucune bibliothèque chargée depuis Internet.
Avant de produire, dis-moi ce que tu as compris et ce qui manque à ma demande.
2.2 Pourquoi ce prompt marche
Cinq éléments, et ce sont ceux de n’importe quelle commande à un prestataire.
Ce qui entre, avec un échantillon réel plutôt qu’une description. Cinq lignes valent mieux qu’un paragraphe : elles portent les noms de colonnes exacts, les formats de date, les séparateurs décimaux.
Ce qui sort, énuméré, avec les formules quand elles ne vont pas de soi. « Le taux de marge » est ambigu : sur le chiffre d’affaires ou sur le coût, avant ou après remise ?
Les cas particuliers. Si vous ne dites rien, l’outil décidera seul, et vous ne saurez pas ce qu’il a décidé.
L’encadré de contrôle. C’est le point 5, et c’est le plus rentable de tous : il transforme un problème invisible, les lignes silencieusement ignorées, en un chiffre affiché à l’écran.
La question finale. Elle fait remonter les ambiguïtés avant la production, pas après.
2.3 Les trois phrases qui font évoluer l’outil
Une fois la page obtenue, vous n’avez plus besoin de tout redemander.
« Ajoute un indicateur : le panier moyen par canal de vente, à côté des quatre autres. »
« Le graphique mensuel est illisible avec dix-huit mois. Ajoute un sélecteur d’année. »
« Ajoute un bouton qui exporte le tableau affiché en
.csv. »
Le coût du changement d’avis est proche de zéro. C’est ce qui rend ces outils intéressants, bien plus que la vitesse de la première production : vous pouvez explorer avant de savoir ce que vous cherchez, ce qui était impossible quand chaque indicateur coûtait une demande à quelqu’un.
Atelier 1, votre outil d’analyse
En binôme, sur un poste.
Vous recevez kertavel-ventes.xlsx, un export de ventes anonymisé : 1 372 lignes de commandes B2B sur un exercice, avec ses familles de produits et ses commerciaux. Vous pouvez aussi partir d’un fichier de votre entreprise d’accueil ; dans ce cas, retirez d’abord toute donnée personnelle : noms de clients, adresses, numéros de téléphone. Un chiffre d’affaires par région ne pose pas de problème ; une liste de clients nommés, si.
Un avertissement sur ce fichier, et il vaut pour tous les exports réels : il n’est pas propre. Doublons, écritures de région qui varient, nombres stockés en texte. C’est précisément pourquoi l’étape 3 existe.
- Écrivez votre demande avant de la saisir, sur le modèle du 2.1. Nous la relirons.
- Obtenez la page, déposez votre fichier, regardez le résultat.
- Vérifiez deux indicateurs à la main. Prenez dix lignes, calculez vous-même, comparez.
- Faites ajouter un indicateur auquel vous n’aviez pas pensé au départ.
- Notez le temps total, du début de la demande à l’outil utilisable.
Version courte si le temps manque : les étapes 1, 2 et 3. Ce sont celles qui portent la démonstration.
Pour aller plus loin si vous avez terminé : faites ajouter une détection d’anomalies. « Signale les lignes dont le montant s’écarte de plus de trois écarts-types de la moyenne de leur catégorie, et affiche-les dans un tableau à part. » C’est le genre de contrôle qu’aucune équipe marketing ne fait, faute d’outil.
3. Huit outils à faire produire cette semaine
Le tableau de bord n’est qu’un exemple. Voici huit besoins réels que vous rencontrerez, avec la demande qui les résout.
| Le besoin | Ce que vous demandez |
|---|---|
| Comparer deux offres fournisseurs | un calculateur qui prend les deux grilles tarifaires et affiche le point de bascule selon le volume |
| Arbitrer un budget média | un simulateur qui répartit une enveloppe entre trois leviers et projette les contacts selon les coûts unitaires que je saisis |
| Contrôler une base avant import | une page qui vérifie que mes 300 lignes respectent six règles, et liste les lignes fautives avec la règle violée |
| Suivre une campagne | un tableau de bord qui lit mon export publicitaire et calcule coût par contact, taux de clic et coût d’acquisition |
| Préparer une réunion | une page qui affiche mes cinq indicateurs en très grand, pour projeter sans passer par un tableur |
| Nettoyer une liste de contacts | un outil qui repère les doublons, les adresses mal formées et les champs vides, et me rend la liste corrigée |
| Comparer avant et après | une page qui prend deux exports et affiche les écarts, en valeur et en pourcentage |
| Convertir un format ingrat | un convertisseur qui transforme l’export bizarre de mon prestataire en tableau exploitable |
Le point commun de ces huit outils : ils portent tous sur un besoin dont vous connaissez la réponse attendue, au moins approximativement. C’est ce qui vous permet de vérifier, et donc de vous en servir.
Un neuvième usage mérite d’être connu même si personne ne le pratique en marketing : on peut faire produire, de la même façon, une extension pour un site WordPress. La méthode et ses limites sont documentées ici : Créer un plugin WordPress avec l’IA sans coder. Ce n’est pas au programme d’aujourd’hui, mais savoir que c’est possible change les demandes qu’on ose formuler.
4. Le même besoin, trois outils
Posez exactement la même demande à trois assistants différents. Vous obtiendrez trois résultats qui diffèrent sur trois plans, et les observer vaut mieux que n’importe quelle comparaison lue ailleurs.
La forme du livrable. L’un produira une page complète, l’autre un fragment à assembler, le troisième vous expliquera comment faire plutôt que de le faire.
Les hypothèses non demandées. Chacun comble différemment ce que vous n’avez pas précisé. C’est le point le plus instructif : les écarts entre les trois dessinent exactement la carte de ce que votre demande ne disait pas.
Le traitement des cas particuliers. Lignes vides, valeurs aberrantes, formats de date inattendus : c’est là que se voient les différences de sérieux.
La conclusion utile n’est pas « celui-ci est meilleur ». C’est que le même besoin mal décrit produit trois outils différents, et qu’un seul vous aurait été présenté comme la réponse si vous n’aviez interrogé qu’un seul outil.
5. Trois choses à savoir avant de vous y fier
Court, et ce sont les trois seules qui comptent.
5.1 Ne faites produire que ce que vous savez juger
Si vous demandez un panier moyen, vous savez le recalculer sur trois lignes et comparer. Si vous demandez une segmentation avec pondération et projection, vous obtiendrez des chiffres que rien ne vous permettra de contester, et vous les présenterez en réunion.
Ce n’est pas une limite technique, c’est une limite de responsabilité, et elle vaut pour tous vos usages de ces outils.
5.2 Le contrôle tient en trois minutes
Dix lignes, un calcul à la main, une comparaison. C’est tout.
Les écarts constatés viennent presque toujours de trois causes, dans cet ordre : les lignes ignorées parce qu’un format ne correspondait pas, les montants lus comme du texte donc exclus du calcul, et les doublons comptés deux fois.
Ces trois causes ont un point commun : rien ne les signale. C’est exactement pour cela que l’encadré de contrôle du prompt vaut tous les autres points.
5.3 La dette d’outils
Un point que personne n’anticipe et que vous rencontrerez dans trois ans.
Quand produire un outil devient facile, on en produit beaucoup. Chacun résout un vrai problème, chacun est utilisé par une ou deux personnes, aucun n’est documenté, personne n’en est propriétaire. Le jour où l’un se met à donner un résultat faux, ou simplement le jour où son auteur quitte l’entreprise, personne ne sait ce qu’il fait.
La parade tient en une ligne écrite dans le fichier lui-même : qui l’a fait, pour quel besoin, avec quelles hypothèses, à quelle date. Trente secondes, et cela distingue un outil jetable assumé d’une dette silencieuse.
Le piège. Ne laissez jamais un outil jetable devenir un outil récurrent sans décision explicite. C’est la transition la plus fréquente et la moins remarquée : quelque chose fabriqué pour une réunion se retrouve utilisé chaque mois, par des gens qui ne savent pas comment il calcule. Le jour où il se trompe, il aura été juste assez longtemps pour que personne ne le soupçonne.
Synthèse
Trois niveaux. Un calcul ponctuel, un outil jetable, un outil qui vit. Le deuxième est le plus rentable pour vous ; confondre le deuxième et le troisième est l’erreur coûteuse.
Un prompt en cinq éléments : ce qui entre avec un échantillon réel, ce qui sort énuméré, les cas particuliers, l’encadré de contrôle, et la question finale sur ce qui manque.
Le changement d’avis ne coûte plus rien. Une phrase ajoute un indicateur. Vous pouvez donc explorer avant de savoir ce que vous cherchez.
Le contrôle tient en trois minutes : dix lignes, à la main, comparées.
Ne faites produire que ce que vous savez juger, et écrivez dans le fichier qui l’a fait, pourquoi et quand.
Pour aller plus loin
Identifiez, dans votre entreprise d’accueil, un fichier tableur que quelqu’un met à jour à la main chaque semaine ou chaque mois.
Il en existe toujours un, et la personne qui s’en occupe y passe plus de temps qu’elle ne le dit. Décrivez ce fichier avec les cinq éléments de la section 2 : vous aurez fait, en dix lignes, le travail que personne n’a pris le temps de faire.
À lire aussi sur le site
- Automatiser une tâche marketing avec des agents : un enchaînement complet monté sans écrire de code.
