Un fichier que vous n’avez jamais vu, deux questions de direction, une page de réponse
Au sommaire, 8 sections
Le mandat
Kertavel vient de racheter Marépice, un grossiste en épicerie fine pour la restauration : truffes, huiles, épices, conserves, chocolats. Six villes du Gard et de l’Hérault, vingt-quatre clients, quatre commerciaux.
Votre direction commerciale vous transmet l’export des ventes des deux derniers exercices et vous pose deux questions, dans cet ordre :
- Faut-il conserver les quatre commerciaux de Marépice ?
- Sur quelles familles de produits concentrer l’effort commercial ?
Elle attend une note d’une page, appuyée sur des chiffres, remise en fin de séance. Elle ne veut pas de tableau Excel en pièce jointe : elle veut une réponse, et de quoi la vérifier.
Ce fichier n’est pas celui des trois premières séances. Les colonnes ne portent pas les mêmes noms, les défauts ne sont pas aux mêmes endroits, et personne ne vous dira lesquels chercher. C’est précisément l’exercice : vous avez appris des gestes, on regarde aujourd’hui s’ils vous suivent sur un fichier que vous n’avez jamais ouvert.
Ce que vous savez déjà faire
| Séance | Ce que vous en gardez |
|---|---|
| 1 | Diagnostiquer un export, nettoyer, convertir en tableau structuré, NB.SI.ENS, SOMME.SI.ENS, RECHERCHEX |
| 2 | Croiser deux dimensions, grouper des dates, écarter les commandes annulées |
| 3 | Choisir un graphique, poser des seuils, monter un tableau de bord sur une page |
Rien de neuf ne sera enseigné aujourd’hui. Tout ce dont vous avez besoin est dans les mémos des trois séances : gardez-les ouverts.
Comment ce travail est évalué
Évaluation formative uniquement : aucun barème officiel n’existe sur ce module. Vous ne recevrez pas de note. Vous recevrez, en fin de séance, la liste des critères ci-dessous cochés ou non, et le commentaire qui va avec.
C’est la même exigence qu’en entreprise : personne ne notera votre note de synthèse, mais votre direction verra tout de suite si le chiffre est juste, si la conclusion tient, et si vous avez dit ce que vous ne saviez pas.
1. Remettre le fichier d’aplomb
Atelier 1, le diagnostic et le nettoyage
Ouvrez marepice-ventes.xlsx. Deux feuilles : Ventes et Catalogue.
Première étape, dix minutes, sans rien corriger. Faites le tour du propriétaire et écrivez la liste des défauts que vous voyez. Le geste de la séance 1 : sélectionnez chaque colonne et regardez la barre d’état en bas à droite. Une colonne de nombres qui n’affiche pas de somme n’est pas une colonne de nombres.
Deuxième étape, quarante minutes. Corrigez, dans l’ordre qui vous paraît juste, et notez ce que chaque correction change au nombre de lignes.
Le livrable de cet atelier est un onglet propre, prêt à être croisé, et une ligne de compte : combien de lignes reçues, combien après nettoyage.
Version courte, si le temps manque : traitez les doublons, les dates, les montants et les statuts. Laissez les villes et les commerciaux de côté, et signalez-le dans votre note.
Pour ceux qui vont vite : la colonne Réf. article contient des références absentes du catalogue. Trouvez-les, chiffrez ce qu’elles représentent, et décidez ce que vous en faites. Il n’y a pas une seule bonne réponse, il y a une réponse argumentée.
2. Ce que le nettoyage a changé
Restitution collective, au tableau. Chaque groupe donne son compte de lignes et son total. Les comptes vont diverger, et c’est le sujet de ce moment : deux analystes qui nettoient le même fichier n’obtiennent pas le même total, parce qu’ils n’ont pas fait les mêmes choix.
Ce qui n’est pas négociable, en revanche :
- une ligne strictement identique à une autre est un doublon d’export, elle part ;
- une commande annulée n’est pas du chiffre d’affaires ;
- un montant stocké en texte ne s’additionne pas, quelle que soit son apparence.
3. Les quatre questions de la direction
Atelier 2, produire les chiffres
Sur votre fichier nettoyé, répondez à ces quatre questions. Chacune se traite par un tableau croisé dynamique, pas par une formule.
- Quel est le chiffre d’affaires net des deux exercices, et quelle part représentent les commandes annulées ?
- Comment se répartit-il par famille de produits ?
- Que fait chaque commercial, et combien de clients suit-il ?
- Qu’est-ce qui monte et qu’est-ce qui descend d’un exercice à l’autre ?
La quatrième est la plus délicate. Deux pièges vous attendent, tous deux vus en séance 2 :
- le mois isolé : comparer décembre à novembre ne dit rien dans un métier qui vend deux fois plus en décembre ;
- le semestre : comparer le second semestre d’une année au premier de la suivante revient à comparer une période qui contient les fêtes à une période qui ne les contient pas. La comparaison qui vaut est d’exercice à exercice, sur des périodes de même longueur et de même saison.
Version courte : traitez les questions 1, 2 et 3. La quatrième demande une manipulation de dates que vous pouvez reprendre en autonomie.
4. Le piège du classement
Vous avez maintenant un classement des commerciaux par chiffre d’affaires. La direction vous a demandé s’il faut les conserver tous les quatre.
Un classement répond à la question « qui fait le plus ». Ce n’est pas la question posée. Avant de conclure, cherchez ce que le classement ne montre pas :
- combien de clients chacun suit-il ?
- depuis quand est-il en poste ?
- ses clients sont-ils comparables, en taille comme en potentiel ?
Un chiffre d’affaires ne se lit jamais seul. Rapporté au nombre de clients, le classement de Marépice s’inverse : le dernier au total est le premier par client. Recommander un licenciement sur le total brut serait une faute professionnelle, et une erreur d’analyse.
C’est le point le plus important de tout le module : votre travail ne consiste pas à produire le chiffre, il consiste à dire ce qu’il autorise à conclure.
5. La note et le tableau de bord
Atelier 3, le livrable
Deux pièces, dans cet ordre d’importance.
La note, une page maximum. Elle répond aux deux questions du mandat. Sa structure :
- ce que vous avez reçu, ce que vous en avez retiré, et pourquoi ;
- les chiffres de cadrage : chiffre d’affaires net, part des annulées ;
- la réponse à la question des commerciaux, avec sa réserve ;
- la réponse à la question des familles, avec ce qui monte et ce qui descend ;
- ce que vous ne savez pas, et ce qu’il faudrait pour le savoir.
Le point 5 n’est pas une précaution de style. Une note qui ne dit pas ses limites se fait démonter à la première question, et vous n’aurez pas de seconde occasion.
Le tableau de bord, une page. Reprenez la structure de la séance 3 : les indicateurs en haut, l’évolution au centre, le détail en bas. Trois ou quatre graphiques, pas huit.
Vos repères de contrôle
Avant de rendre, vérifiez ces points. Ce sont les critères qui seront cochés.
| Critère | Comment vous le vérifiez vous-même |
|---|---|
| Les doublons sont retirés | Votre compte de lignes a diminué, et vous savez de combien |
| Les commandes annulées sont écartées | Votre total est inférieur au total brut, et vous savez de combien |
| Les montants sont des nombres | La barre d’état affiche une somme quand vous sélectionnez la colonne |
| Les dates sont des dates | Le tableau croisé propose de grouper par mois |
| Le chiffre est traçable | Vous pouvez montrer d’où sort chaque nombre de la note |
| La comparaison est loyale | Vous comparez deux exercices complets, pas deux périodes de saison différente |
| La conclusion dépasse le classement | Vous avez rapporté le chiffre à quelque chose : un nombre de clients, une période, un potentiel |
| Les limites sont écrites | La note dit ce que les données ne permettent pas d’affirmer |
| La note tient sur une page | Sans réduire la police à 8 points |
Autoévaluation, cinq minutes avant la fin. Cochez vous-même cette liste, puis passez votre note à un autre groupe : c’est en lisant le travail d’un autre qu’on voit ce qui manque au sien.
6. Restitution
Deux groupes présentent leur note en trois minutes. La classe cherche une seule chose : une affirmation que les données ne soutiennent pas.
Ce n’est pas un exercice de critique, c’est le réflexe qu’on vous demandera en entreprise dès votre première note de synthèse.
Ce que vous emportez de ce module
Seize heures, quatre séances, deux jeux de données. Ce qui reste :
- Un export n’est jamais propre. Le nettoyage n’est pas une corvée avant le travail, c’est le début du travail, et il engage vos chiffres.
- Le total est presque toujours faux la première fois. Doublons, annulées, textes qui ressemblent à des nombres : trois causes, toujours les mêmes.
- Un tableau croisé répond à une question précise. Si vous ne savez pas quelle question, vous obtiendrez un tableau, pas une réponse.
- Un graphique se choisit d’après la question, jamais d’après l’esthétique.
- Un chiffre ne se lit pas seul. Rapporté à un effectif, à une période, à un potentiel, il change souvent de sens.
- Dire ce qu’on ne sait pas fait partie du livrable.
