IA séance 2 : faire travailler l’IA sur des données commerciales

Obtenir une information, récupérer des données, organiser un fichier, et prouver que c’est juste

À lire une fois, avant le premier atelier

Cette feuille de route porte toute la séance. Six ateliers, dans l’ordre. Chacun part d’une demande de la direction, donne une pièce, dit la méthode en étapes, dit quoi faire si ça ne marche pas, et se termine par un encadré vert : le résultat qui prouve que c’est juste. Si l’assistant vous donne autre chose, ce n’est pas vous qui vous êtes trompé, c’est à lui de refaire, et c’est à vous de le lui demander.

L’assistant est celui de votre choix, en compte gratuit : ChatGPT, Gemini, Copilot, Le Chat, Claude, peu importe. Ouvrez une nouvelle conversation à chaque atelier : une conversation qui traîne les pièces de l’atelier précédent mélange tout.

Donner une pièce à l’assistant, deux façons :

1. Joindre le fichier : le bouton « + » ou le trombone, à gauche de la zone de saisie, puis choisir le fichier. C’est la bonne façon pour les tableurs.
2. Copier-coller le texte : ouvrez le PDF, « Ctrl + A » (« Cmd + A » sur Mac) puis « Ctrl + C », et collez dans la zone de saisie, avant votre consigne. Ça marche partout pour les pièces A et B.

Notez vos réponses au fil de l’eau dans un document à votre nom, Word, Google Docs ou bloc-notes. Pour chaque atelier : le prompt qui a marché, et le résultat. C’est ce document qui vous servira à l’atelier 6 et que vous garderez pour l’entreprise.

Les pièces sont fictives, entreprises, personnes et chiffres. Vous pouvez donc les coller sans risque. Dans votre entreprise, ce ne sera pas le cas : l’atelier 3 vous fait trancher ce qu’on retire avant de coller un vrai fichier.

Bloqué ? Demandez d’abord à l’assistant : « Je n’obtiens pas ce que je veux, voici ma consigne et ta réponse, qu’est-ce qui manque dans ma consigne ? ». La main se lève ensuite.

Le problème du jour

Vous êtes chargé de développement chez Kertavel, le distributeur de fournitures et d’équipements pour l’hôtellerie-restauration que vous connaissez depuis le module Excel. Lundi matin, la direction commerciale vous écrit :

« Six dossiers pour aujourd’hui. Un appel d’offres à éplucher, les comptes rendus de l’équipe à mettre au propre, le fichier du CRM à remettre en ordre, trois chiffres pour le comité, un rendez-vous à préparer, et une cliente mécontente. Servez-vous de l’IA, mais rien ne sort d’ici sans preuve. »

Une IA transforme bien, elle invente mal : vous l’avez vu en séance 1. Aujourd’hui, vous lui donnez la matière, et vous vérifiez ce qu’elle en fait.

À la fin de la séance, vous saurez faire répondre un assistant sur un document en citant ses sources, lui faire écrire « non précisé » au lieu d’inventer, transformer des notes brutes en tableau, faire organiser un fichier et contrôler le résultat, faire calculer en exigeant la méthode, préparer et jouer un rendez-vous, et traiter un cas complet avec sa fiche de preuve.

La méthode, en quatre lignes

Les cinq composantes de la séance 1 restent : le rôle, le contexte, la tâche, les contraintes, la forme attendue. Quand l’assistant travaille sur vos données, quatre ajouts font toute la différence.

À retenir. L’ajout 3 est celui qu’on oublie, et c’est le plus rentable. Un assistant à qui l’on n’a pas donné le droit de dire « je ne sais pas » comble le vide avec ce qui est vraisemblable.

1. Obtenir une information dans un document

Atelier 1, éplucher un appel d’offres

La demande. « Le groupe Les Cinq Rives consulte des fournisseurs pour ses cinq établissements. Avant de décider si on répond, j’ai besoin de huit réponses, sûres. »

La pièce. Pièce A, le dossier de consultation du groupe, deux pages.

Les huit questions.

1. Quelle est la date et l’heure limite de remise des offres, et comment remet-on l’offre ?
2. Quel est le montant annuel estimé de l’ensemble de la consultation, tous lots confondus, et sur toute la durée de l’accord ?
3. Quel critère pèse le plus dans le choix du fournisseur, et combien ?
4. En plein été, en combien de temps faut-il livrer une commande urgente de produits d’hygiène ?
5. Une commande de 2 000 € HT est livrée avec 12 jours ouvrés de retard : quel est le montant de la pénalité ?
6. Quel établissement n’a pas de restaurant ?
7. Qui est le fournisseur actuel du groupe ?
8. Quel est le chiffre d’affaires du groupe ?

La méthode.

1. Nouvelle conversation. Joignez le PDF de la pièce A, ou collez tout son texte.
2. Écrivez votre prompt avec les quatre ajouts : dites ce qu’est la pièce, demandez un tableau à trois colonnes (question, réponse, citation exacte de la pièce), interdisez d’inventer (« non précisé » si l’information n’y est pas), puis collez les huit questions.
3. Lisez le tableau. Contrôlez trois réponses vous-même : ouvrez la pièce A, « Ctrl + F » (« Cmd + F » sur Mac), tapez trois mots de la citation. Si vous ne la trouvez pas, elle a été inventée.
4. Pour les questions 2 et 5, qui demandent un calcul, exigez l’opération : « Montre le calcul, étape par étape ». Refaites-le de tête ou à la calculatrice.
5. Si une réponse ne vous convainc pas, ne recommencez pas : corrigez. « Ta réponse 5 ne tient pas compte du plafond : relis la section 5 et refais le calcul. »

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Huit réponses, chacune avec une citation que vous avez retrouvée dans la pièce, sauf deux : les questions 7 et 8 n’ont pas de réponse dans la pièce, et la seule réponse juste est « non précisé ». La question 2 donne un montant annuel et un montant sur trois ans, que la pièce n’écrit nulle part : il se calcule. La question 5 ne donne pas 360 € : relisez la ligne sur le plafond.

Version courte si le temps manque : les questions 1, 3, 5 et 7.

2. Récupérer des données dans du texte brut

Atelier 2, du compte rendu au tableau

La demande. « Les commerciaux tapent leurs comptes rendus comme ils peuvent. Pour le point de vendredi, je veux un tableau : qui on a vu, pour quoi, combien, et quand on relance. »

La pièce. Pièce B, les douze comptes rendus de visite de septembre, tels que l’équipe les a tapés.

Le tableau attendu, dix colonnes, dans cet ordre : N° du compte rendu, date de visite, commercial, établissement, ville, besoin, budget en euros HT, prochaine action, échéance de l’action, chaleur.

Les règles à donner à l’assistant. Ce sont les règles de la maison : recopiez-les dans votre prompt.

• Toutes les dates au format JJ/MM/AAAA. Les visites ont eu lieu en septembre 2026.
• Une échéance écrite « J+7 », « sous une semaine » ou « dans un an » se calcule à partir de la date de la visite.
• Le budget est un nombre seul, sans espace, sans « € » ni « HT ». Une fourchette se note par sa borne basse. Un budget absent s’écrit « non précisé ». Un montant dépensé chez un concurrent n’est pas un budget.
• La chaleur : chaud si le budget est chiffré et que la décision est annoncée en 2026 ; froid si le prospect dit n’avoir aucun projet ; tiède dans tous les autres cas.

La méthode.

1. Nouvelle conversation. Joignez ou collez la pièce B.
2. Votre prompt : le rôle (« Tu es assistant commercial chez un distributeur pour l’hôtellerie-restauration »), la tâche (un tableau d’une ligne par compte rendu), les dix colonnes dans l’ordre, les quatre règles, et la consigne de ne rien inventer.
3. Demandez le tableau sous une forme qui se colle dans un tableur : « Donne le tableau en valeurs séparées par des tabulations, avec la ligne d’en-tête ».
4. Copiez le résultat, ouvrez une feuille vierge (Excel ou Google Sheets), cliquez A1, « Ctrl + V ».
5. Contrôlez avec deux formules, dans deux cellules vides : =SOMME(G2:G13) pour le total des budgets, et =NB.SI(J2:J13;"chaud") pour le nombre de prospects chauds. Sur Google Sheets, la même chose : =SOMME(G2:G13) et =NB.SI(J2:J13;"chaud").

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Douze lignes. Total des budgets : 55 500 € HT. Quatre prospects chauds, pour 34 300 € HT à eux quatre. Cinq budgets « non précisé », et aucun 18 000 nulle part. Les échéances relatives sont toutes calculées, et aucune n’est en septembre 2025.

Version courte si le temps manque : les six premiers comptes rendus, les colonnes budget et chaleur seulement.

3. Organiser un fichier

Atelier 3, remettre le CRM en ordre

La demande. « Voici l’export du CRM avant la campagne d’automne. Je veux un contact par ligne, le nom et le prénom séparés, des types et des villes écrits d’une seule façon, et tous les téléphones au même format. Et on ne corrige pas une adresse email au hasard. »

Avant de coller, trois minutes. Ce fichier est fictif. Répondez par écrit : s’il était réel, pourriez-vous le joindre tel quel à un assistant en compte gratuit ? Que retireriez-vous, et que faudrait-il garder pour que la tâche reste faisable ?

La pièce. kertavel-export-crm.xlsx, onglet « Contacts », 64 lignes. La même en .csv si votre assistant lit mal les classeurs.

Les règles à donner à l’assistant.

• Un doublon, c’est la même adresse email, majuscules ignorées. On garde une seule ligne.
• La colonne « Contact » devient deux colonnes, « Nom » et « Prénom ». Le nom est celui écrit en majuscules, ou le second mot quand rien n’est en majuscules.
• Cinq types seulement, écrits ainsi : Hôtel, Restaurant, Hôtel-restaurant, Résidence, Hôtellerie de plein air.
• Les villes avec leur orthographe officielle, accents compris, sans numéro de département.
• Les téléphones au format 04 67 12 34 56, dix chiffres par paires.
• Une adresse email invalide ne se corrige pas : elle reste telle quelle, et la ligne reçoit « email invalide » dans une nouvelle colonne « À vérifier ».

La méthode.

1. Nouvelle conversation. Joignez le classeur, ou le .csv.
2. Votre prompt : la tâche, les six règles, et la forme attendue : « un fichier Excel à télécharger, ou à défaut un tableau en tabulations ».
3. Demandez le journal : « Liste ce que tu as modifié : les doublons retirés, les emails signalés, les types et les villes que tu as uniformisés. » C’est ce journal qui vous permet de contrôler sans tout relire.
4. Collez ou ouvrez le résultat dans un tableur. Comptez les lignes : sélectionnez la colonne « Nom » et lisez « Nombre » en bas à droite de l’écran.
5. Filtrez la colonne « Type » (« Données » puis « Filtrer », ou « Données » puis « Créer un filtre » sur Google Sheets) : la liste déroulante doit montrer cinq valeurs, pas une de plus.

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. 56 contacts uniques, donc 8 doublons retirés. Trois lignes « email invalide », avec leur adresse intacte. Cinq types exactement, dix villes exactement. Par commercial : A. Bonnet, M. Faure et T. Marchand 12 contacts chacun, L. Peyre et S. Leclerc 10 chacun. Tous les téléphones ont dix chiffres, par paires.

Version courte si le temps manque : les doublons et la colonne « À vérifier » seulement.

Activité bonus : demandez à l’assistant la formule de tableur qui aurait trouvé les doublons sans lui, et essayez-la sur le fichier d’origine.

Pause, 15 minutes.

4. Faire calculer, et prouver

Atelier 4, trois chiffres pour le comité

La demande. « Pour le comité de mardi : le chiffre d’affaires 2025 par commercial, le meilleur et le plus faible mois de 2025, et le panier moyen par commande. »

La pièce. kertavel-ventes.csv : le fichier de ventes que vous connaissez depuis le module Excel, 1 361 lignes, en format CSV, celui qu’un assistant lit le mieux. Ne l’ouvrez pas dans Excel : il est fait pour l’assistant. Pour Excel, vous avez kertavel-ventes-propre.xlsx.

Vous connaissez déjà une réponse, et c’est voulu. En séance 2 du module Excel, le tableau croisé vous a donné le chiffre d’affaires 2025 hors commandes annulées : 619 667,13 € sur 854 lignes. C’est votre étalon. Un assistant qui ne retombe pas dessus se trompe sur tout le reste.

La méthode, en trois tours.

1. Le chiffre sec. Nouvelle conversation, joignez le fichier, et demandez seulement : « Quel est le chiffre d’affaires 2025 de Kertavel, hors commandes annulées ? ». Notez la réponse telle quelle.
2. La méthode. Demandez : « Comment as-tu obtenu ce chiffre ? Quelles lignes as-tu gardées, combien, et as-tu exécuté un calcul ou fait une estimation ? ». Un assistant qui sait exécuter un calcul le fait alors et vous montre son code ; un assistant qui ne sait pas doit vous le dire.
3. La confrontation. Comparez à 619 667,13 €. Si c’est faux, dites-le : « Le total attendu est 619 667,13 € sur 854 lignes. Trouve ton erreur. » Puis posez les trois questions de la direction, en exigeant chaque fois le nombre de lignes et la méthode.

Le piège du panier moyen. Une commande a plusieurs lignes, une par produit. Le panier moyen se calcule par commande, pas par ligne. Demandez d’abord combien il y a de commandes distinctes en 2025, hors annulées.

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. 619 667,13 € sur 854 lignes. L. Peyre en tête avec 152 596,64 €, M. Faure dernier avec 91 377,71 €. Meilleur mois : avril, 80 889,86 €. Plus faible : août, 21 111,75 €. 456 commandes distinctes, soit un panier moyen de 1 358,92 € par commande. Et pour chaque chiffre, vous savez comment l’assistant l’a obtenu.

Version courte si le temps manque : les trois tours sur le chiffre d’affaires, puis le classement des commerciaux.

Activité bonus : demandez la part de la famille Équipement cuisine dans le chiffre 2025, puis un graphique. Vérifiez la part : 47,86 %.

5. Préparer le rendez-vous, et le jouer

Atelier 5, la visite du Lido

La demande. « On répond aux Cinq Rives. La visite des cuisines du Lido est facultative, mais on y va. Prépare-la, et entraîne-toi : la responsable des achats ne fera pas de cadeau. »

Les pièces. Pièce A. Et ce que vous savez de Kertavel depuis le module Excel : cinq familles de produits, Équipement cuisine, Mobilier, Arts de la table, Hygiène, Linge.

Première partie, la fiche de visite (15 min). Demandez à l’assistant une fiche d’une page, à partir de la pièce A seulement, avec cinq rubriques :

1. Qui nous reçoit, où, quand.
2. Les lots auxquels Kertavel peut répondre, avec leur montant.
3. Les trois exigences qui peuvent nous faire perdre : délais, pénalités, poids du prix.
4. Cinq questions à poser pendant la visite, sur ce que la pièce ne dit pas.
5. Ce qu’on ne sait pas de nous-mêmes et qu’il faut vérifier en interne avant de s’engager.

Imposez la règle : chaque affirmation cite la section de la pièce A dont elle vient, ou porte la mention « hypothèse ».

Seconde partie, le jeu de rôle (15 min). Nouvelle conversation, avec ce prompt, à compléter et à coller avec la pièce A :

« Tu es Claire Aubanel, responsable des achats du groupe hôtelier Les Cinq Rives, dont voici le dossier de consultation. Je suis commercial chez Kertavel, un distributeur pour l’hôtellerie-restauration, et je te rencontre à la visite des cuisines du Lido. Tu es exigeante sur les prix et sur les délais de l’été. Pose-moi une objection à la fois, et attends ma réponse avant la suivante. Après cinq échanges, arrête le jeu et évalue mes réponses : ce qui était convaincant, ce qui ne l’était pas, et ce que j’aurais dû dire. »

Répondez vraiment, comme en rendez-vous. Si votre assistant a un mode vocal, essayez-le.

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Une fiche d’une page dont chaque ligne renvoie à une section de la pièce A ou porte « hypothèse ». La rubrique 5 contient au moins la livraison en 24 heures l’été, que rien ne garantit pour Kertavel. Cinq échanges joués, l’évaluation de l’assistant recopiée dans votre document, et une réponse réécrite après cette évaluation.

Version courte si le temps manque : le jeu de rôle seul, avec trois échanges.

6. Le cas final : une cliente mécontente

Atelier 6, la réclamation de l’Hôtel Bellevue

La demande. M. Faure vous transfère ce message, reçu début juillet et resté sans réponse :

« Monsieur Faure, je suis très mécontente. Les six assiettes plates commandées fin mars ne sont jamais arrivées. Les deux lave-mains de la commande du 15 mai non plus, alors que tout le reste de cette commande nous a été facturé. Et vous nous avez facturé deux fois le batteur mélangeur en juin. Nous avons passé plus de 80 000 € de commandes chez vous l’an dernier, je m’attendais à mieux. J’attends une réponse avant vendredi, faute de quoi je consulterai d’autres fournisseurs. La directrice de l’Hôtel Bellevue Montpellier »

« Dis-moi ce qui est vrai là-dedans, et prépare-moi une réponse. Je la relirai avant qu’elle parte. »

Les pièces. Ce message, et kertavel-ventes.csv.

La méthode, les trois gestes du jour enchaînés.

1. Obtenir. Faites extraire du message la liste des réclamations, une par ligne. Combien y en a-t-il ?
2. Récupérer. Nouvelle conversation avec le fichier : faites lister toutes les lignes du client « Hôtel Bellevue Montpellier » datées de 2026, avec leur date, leur numéro de commande, leur produit, leur montant et leur statut. Puis son chiffre d’affaires 2025 hors annulées, avec le nombre de lignes et la méthode.
3. Organiser. Faites construire le tableau de vérification : réclamation, ce que dit le fichier, verdict (fondée, non fondée ou à vérifier), ce qu’on fait.
4. Rédiger. Faites écrire la réponse à la cliente : 150 mots au plus, ton professionnel, qui reconnaît ce qui est fondé sans rien contester de façon blessante. Aucun geste commercial, aucun remboursement promis : c’est une décision de M. Faure. Là où il en faudrait un, l’assistant écrit « [à décider par M. Faure] ».

Avant de coller le message de la cliente : que retireriez-vous si ce message était réel ?

Votre livrable : la fiche de preuve. Dans votre document, sous le titre « Atelier 6 », quatre rubriques, courtes.

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Quatre réclamations, dont une seule « à vérifier » : le fichier ne permet pas de la trancher. Le chiffre d’affaires 2025 du client, hors annulées, est 66 663,82 €, sur 26 commandes. Le fichier montre quatre lignes encore « En cours » en 2026, pour 1 872,76 €, soit deux de plus que la cliente n’en cite. La réponse ne promet rien, et votre fiche de preuve dit ce qui reste incertain.

Version courte si le temps manque : les étapes 2 et 3, et la rubrique « Ce que j’ai vérifié » de la fiche de preuve.

Clôture : les quatre réflexes, et trois prompts à garder

Les quatre réflexes de la séance.

1. Donner la pièce. Un assistant qui lit une pièce se trompe peu ; un assistant qui répond de mémoire invente.
2. Autoriser « non précisé ». Sans cette permission, le vide se remplit de vraisemblable.
3. Exiger la preuve : la citation, le nombre de lignes, la méthode du calcul.
4. Garder un étalon. Un chiffre que vous connaissez déjà, un total, un nombre de lignes : c’est lui qui dit si tout le reste est juste.

Trois prompts à garder. Recopiez dans la bibliothèque de prompts, section « Analyse », vos trois prompts qui ont le mieux marché aujourd’hui, en remplaçant ce qui est propre à Kertavel par des crochets : [la pièce], [les colonnes], [le chiffre de contrôle]. Ce sont eux que vous réutiliserez en entreprise, en changeant trois lignes.

Et en entreprise, lundi prochain : avant de coller un vrai fichier, retirez les noms, les coordonnées et tout ce que la tâche ne demande pas. Un assistant n’a pas besoin de savoir qui est le client pour trouver un doublon ou calculer un total.

Mémo de la séance

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