Excel : exercice 4 heures

Vingt minutes pour comprendre comment travailler, trois heures et demie seul avec l’IA

Comment lire ce guide

Le sujet dit quoi faire, ce guide dit comment. Gardez le sujet ouvert à côté : il pose la mission, les cinq étapes et ce que vous rendez. Ce guide reprend les cinq étapes dans le même ordre, avec tout ce qu’il faut pour les faire seul.

Chaque étape se lit toujours dans le même ordre :

1. « Ce qu’il faut savoir » : le rappel de cours, en cinq lignes. Lisez-le avant de cliquer.
2. Les clics, numérotés. Les mots entre guillemets sont les libellés à chercher à l’écran, « puis » sépare deux clics. C’est écrit pour Excel sur Windows.
3. « Et dans les autres tableurs » : ce qui change sur Excel pour Mac et sur Google Sheets.
4. « Si ça ne marche pas » : ce que vous voyez, pourquoi, et quoi faire.
5. L’encadré vert : les chiffres exacts à trouver. Tant que vous ne les avez pas, l’étape n’est pas finie. Quand vous les avez, c’est juste, et vous n’avez besoin de personne pour le savoir.
6. « Ce que vous faites » : le résumé de l’étape, la version courte si le temps manque, et un bonus pour ceux qui ont fini.

L’IA travaille avec vous, à chaque étape. C’est elle qui nettoie le fichier et qui écrit les formules. Quand votre écran ne ressemble pas au guide, elle vous donne le chemin clic par clic. Vous, vous contrôlez, vous analysez et vous concluez.

Personne ne reste bloqué. Dans cet ordre : la partie « Si ça ne marche pas » de l’étape ; puis l’IA, à qui vous dites ce que vous voyez et ce que vous vouliez ; puis, si c’est l’étape 1 qui échoue, le fichier de secours marepice-ventes-propre.xlsx, qui est exactement ce que l’IA devait vous rendre ; puis la main levée. Les étapes 2 à 5 partent toutes d’un fichier propre, le vôtre ou celui de secours.

À quelques centimes près. Le fichier de secours arrondit chaque montant au centime, ligne par ligne. Une IA qui n’arrondit pas trouvera quelques centimes de plus sur les totaux : 361 436,72 € au lieu de 361 436,61 €, par exemple. Les deux sont justes. Un écart de quelques centimes vient de l’arrondi ; un écart de plusieurs centaines d’euros vient d’un doublon ou d’un filtre, et il faut le chercher.

Avant l’étape 1 : votre Journal IA

Le Journal IA se remplit au fil de l’eau, dès l’étape 1. Quand vous aurez votre classeur à votre nom, à l’étape 1, créez l’onglet : clic droit sur un onglet, « Insérer », « Feuille », puis double-clic sur son nom pour l’appeler Journal IA. Cinq colonnes, en ligne 1 :

Une ligne par demande, y compris celles qui ont échoué : une IA qui se trompe et que vous corrigez vaut plus, dans ce journal, qu’une IA qui a tout bon du premier coup.

Étape 1. Faire nettoyer le fichier par l’IA, et contrôler

8 h 20 à 9 h 05. Le sujet demande : faire nettoyer le fichier par l’IA, puis vérifier qu’elle a bien travaillé.

Ce qu’il faut savoir. Un export reçu n’est jamais propre : des lignes en double, des dates et des prix stockés en texte, un même nom écrit de plusieurs façons. Le nettoyage se délègue à l’assistant ; le contrôle ne se délègue pas. Un nettoyage sans journal ressemble exactement à un nettoyage qui n’a rien fait, d’où la règle : on exige un journal, et on le lit en premier.

Ce qu’il vous faut. marepice-ventes.xlsx, votre assistant, la bibliothèque de prompts.

A. Regarder le fichier reçu, deux minutes

1. Ouvrez marepice-ventes.xlsx. Deux onglets : « Ventes » et « Catalogue ».
2. Sur « Ventes », regardez la colonne B « Date pièce » et la colonne H « PU HT » : les valeurs sont collées à gauche. C’est du texte, qui ne s’additionne pas.
3. Cliquez A1, puis « Ctrl » et « Flèche bas » : ligne 1833, soit 1 832 lignes reçues. Notez ce nombre.

B. L’audit express, sans rien corriger

1. Dans l’assistant, glissez le fichier marepice-ventes.xlsx dans la zone de saisie. Ne copiez pas les données dans la fenêtre : un fichier joint est réellement ouvert et compté, du texte collé est relu de mémoire.
2. Collez le prompt 3.1 de la bibliothèque, « L’audit express », tel quel. Envoyez.
3. Le tableau rendu doit nommer au moins : des doublons, des dates en texte, des prix en texte avec « EUR », des commerciaux, des villes et des statuts écrits de plusieurs façons, des quantités vides, des références absentes du catalogue. S’il en manque, demandez : « Tu n’as pas regardé la colonne Réf. article contre l’onglet Catalogue. Refais l’inventaire. »

C. Le nettoyage, avec son journal

1. Dans la même conversation, collez le prompt « Le nettoyage de Marépice » de la partie « Demander à l’IA » de ce guide. Il demande trois colonnes de plus : « Famille », « Montant net », « Exercice ».
2. Téléchargez le fichier rendu, enregistrez-le sous NOM-Prenom-excel-marepice.xlsx : c’est le classeur que vous rendrez.
3. Ouvrez-le, et cliquez sur l’onglet « Journal » en premier.

D. Le contrôle

1. Sur « Journal », trois nombres : les doublons supprimés, 17 ; les lignes conservées, 1 815 ; les lignes signalées sans être corrigées, 20, onze quantités vides et neuf références absentes du catalogue.
2. Sur « Ventes », A1 puis « Ctrl » et « Flèche bas » : ligne 1816.
3. Cliquez sur la lettre L, « Montant net » : la barre d’état affiche une somme de 361 436,61 €, ou 361 436,72 € si l’assistant n’a pas arrondi chaque ligne. Si elle n’affiche qu’un « Nombre », la colonne est restée en texte : redemandez en ajoutant « les montants doivent être des nombres ».
4. Si un nombre de l’étape 10 ou la somme diffère, ouvrez marepice-ventes-propre.xlsx, enregistrez-le sous votre nom, et continuez avec lui.

Et dans les autres tableurs

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Un classeur à votre nom, avec un Journal qui annonce 17 doublons supprimés, 1 815 lignes conservées sur 1 832 et 20 lignes signalées. La dernière ligne de « Ventes » est la 1816, la somme de « Montant net » vaut 361 436,61 € à quelques centimes près, et les colonnes K « Famille », L « Montant net » et M « Exercice » existent. Une première ligne dans votre Journal IA.

Étape 1, ce que vous faites

Seul, sur votre fichier, étape 1 du début à la fin : l’audit express, le nettoyage avec journal, puis le contrôle. Puis écrivez dans votre Journal IA la ligne du nettoyage : ce que le fichier reçu avait comme défauts, ce que l’IA a corrigé, ce qu’elle a signalé sans corriger.

Comment savoir que c’est juste : 17 doublons, 1 815 lignes, 20 lignes signalées, 361 436,61 € à quelques centimes près.

Version courte si le temps manque : le fichier de secours, son onglet « Journal » lu, et votre ligne de Journal IA écrite à partir de lui.

Activité bonus : demandez à l’assistant le contre-calcul du total, prompt 3.5 : il doit retrouver la somme par une autre méthode, ou montrer les lignes de l’écart.

Étape 2. Quatre formules demandées à l’IA, et prouvées

9 h 05 à 10 h 00. Le sujet demande : obtenir de l’IA quatre formules, les coller dans Excel, et prouver qu’elles sont justes.

Ce qu’il faut savoir. Quatre fonctions font l’essentiel du travail commercial dans un tableur. RECHERCHEV va chercher une information dans un autre tableau, par une clé commune : ici, le tarif dans le catalogue par la référence. SI répond oui ou non à une condition. SOMME.SI.ENS additionne les lignes qui remplissent une ou plusieurs conditions ; NB.SI.ENS les compte. Vous n’avez pas à les écrire de mémoire : vous les demandez, et vous les prouvez.

Ce qu’il vous faut. Votre classeur propre, l’assistant, et la description de la feuille Marépice de la partie « Demander à l’IA », à coller une fois dans la conversation.

A. La formule qui va chercher le tarif

1. En N1, tapez PU tarif. Demandez à l’assistant : « Écris la formule à mettre en N2 qui va chercher dans l’onglet Catalogue le PU tarif de la référence article de F2, et qui écrit Inconnue si la référence n’y est pas. »
2. Vous devez recevoir à peu près =SIERREUR(RECHERCHEV(F2;Catalogue!$A$2:$D$41;4;FAUX);"Inconnue"). Collez-la en N2, Entrée, puis double-cliquez sur le petit carré en bas à droite de la cellule : elle descend jusqu’à la ligne 1816.
3. Prouvez-la : dans une cellule libre, =NB.SI($N$2:$N$1816;"Inconnue") doit afficher 9, les neuf références que le journal a signalées. Et sur une ligne au hasard, le PU tarif est égal au PU HT : Marépice facture au tarif, la remise est à part.

B. La formule qui répond oui ou non

1. En O1, tapez Grosse ligne. Demandez la formule qui écrit Oui si le montant net de L2 vaut 500 € ou plus, Non sinon. Attendu : =SI(L2>=500;"Oui";"Non"). Collez en O2, recopiez vers le bas.
2. Prouvez-la : =NB.SI($O$2:$O$1816;"Oui") affiche 143.

C. Additionner et compter selon des conditions

1. Nouvelle feuille, nommez-la Formules. En A1 Commercial, B1 CA net hors annulées, C1 Lignes annulées. De A2 à A5, les quatre noms, recopiés depuis la colonne E : Brenier Paul, Ouhadi Samia, Lefranc Marc, Vasseur Élise.
2. Demandez la formule à mettre en B2 : la somme de la colonne L de « Ventes » pour le commercial écrit en A2, hors lignes dont le statut est « Annulée ». Attendu : =SOMME.SI.ENS(Ventes!$L$2:$L$1816;Ventes!$E$2:$E$1816;A2;Ventes!$J$2:$J$1816;"<>Annulée"). Le signe <> veut dire « différent de ». Recopiez jusqu’à B5.
3. Demandez la formule à mettre en C2 : le nombre de lignes de « Ventes » du commercial écrit en A2 dont le statut est « Annulée ». Attendu : =NB.SI.ENS(Ventes!$E$2:$E$1816;A2;Ventes!$J$2:$J$1816;"Annulée"). Recopiez jusqu’à C5.
4. En A6 Total, en B6 =SOMME(B2:B5), en C6 =SOMME(C2:C5).

Et dans les autres tableurs

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Neuf « Inconnue » en colonne N, 143 « Oui » en colonne O. Sur « Formules » : Brenier Paul 98 645,19 €, Ouhadi Samia 91 474,24 €, Lefranc Marc 87 438,06 €, Vasseur Élise 61 320,75 €, total 338 878,24 € ; et 31, 34, 36 et 13 lignes annulées, 114 au total. À quelques centimes près si votre assistant n’a pas arrondi.

Étape 2, ce que vous faites

Seul, sur votre fichier, étape 2. Quatre formules, chacune obtenue de l’assistant, collée, recopiée, puis prouvée par un compte ou par un total. Une ligne par formule dans votre Journal IA, avec le chiffre qui la prouve.

Comment savoir que c’est juste : 9, 143, 338 878,24 € et 114.

Version courte si le temps manque : les parties A et C. La pause est à 10 h 00, l’étape 3 commence à 10 h 15.

Activité bonus : demandez à l’assistant une colonne P « Mois », qui donne le mois de la date en B, puis le mois où Marépice vend le plus. Prouvez-le par un croisé.

Étape 3. Les quatre questions de la direction, par tableau croisé

10 h 15 à 11 h 00. Le sujet demande : répondre aux quatre questions chiffrées du sujet par des tableaux croisés.

Ce qu’il faut savoir. Dans un tableau croisé, on met des étiquettes en « Lignes » et en « Colonnes », Commercial, Famille, Statut, et des nombres en « Valeurs », Montant net. Il répond à toute question de la forme « combien de quoi, par qui, sur quelle période », et sa réponse se vérifie : tous les croisés d’un même fichier retombent sur le même total, sauf filtre. La seule décision qui compte, à chaque question, est le périmètre : les commandes annulées sont ce qu’on mesure à la question 1, et elles sont retirées partout ailleurs.

Ce qu’il vous faut. Votre classeur. Le geste de base : cliquez A1 sur « Ventes », « Insertion » puis « Tableau croisé dynamique », « Nouvelle feuille de calcul », « OK ». Renommez chaque nouvelle feuille, « Q1 » à « Q4 ».

A. Q1, le chiffre d’affaires net et la part des annulées

1. « Statut » dans « Lignes », « Montant net » dans « Valeurs ». Aucun filtre.
2. Lisez « Annulée » et « Total général ». Le chiffre d’affaires net est le total moins les annulées. Calculez à côté la part des annulées : = la cellule des annulées / la cellule du total, au format « % ».

B. Q2, la répartition par famille

1. « Famille » dans « Lignes », « Montant net » dans « Valeurs », « Statut » dans « Filtres » sans « Annulée ».
2. Clic droit sur un montant, « Trier », « Du plus grand au plus petit ». Glissez « Montant net » une seconde fois dans « Valeurs », clic droit sur la nouvelle colonne, « Afficher les valeurs », « % du total général ».
3. La ligne « Référence inconnue » est là : les neuf lignes signalées. Laissez-la visible.

C. Q3, chaque commercial, et combien de clients il suit

1. « Commercial » dans « Lignes », « Montant net » dans « Valeurs », « Statut » dans « Filtres » sans « Annulée ». Triez. Les quatre montants sont ceux de votre feuille « Formules » : c’est la preuve de l’étape 2.
2. Un client passe plusieurs commandes, et une commande fait plusieurs lignes : un nombre de lignes n’est pas un nombre de clients. Glissez « Client » dans « Lignes », sous « Commercial » : chaque commercial se déplie sur ses clients. Comptez-les, et écrivez le nombre à côté de chaque commercial.

D. Q4, ce qui monte et ce qui descend

1. « Famille » dans « Lignes », « Exercice » dans « Colonnes », « Montant net » dans « Valeurs », « Statut » dans « Filtres » sans « Annulée ». Deux colonnes, « 2024-2025 » et « 2025-2026 ».
2. Dans la première cellule libre à droite, sur la ligne de la première famille, tapez la formule d’évolution : =(C5-B5)/B5 si vos montants sont en B et C et votre première famille en ligne 5. Recopiez vers le bas, puis « Accueil », bouton « % », une décimale.

Et dans les autres tableurs

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Q1 : total 361 436,61 €, dont 22 558,37 € annulés, soit 338 878,24 € net et 6,2 % d’annulées. Q2 : total 338 878,24 €, Truffes et champignons en tête à 140 242,85 €, 41,4 %. Q3 : les quatre montants de votre feuille « Formules », et 24 clients au total, 7, 7, 7 et 3. Q4 : Truffes et champignons +20,0 %, Conserves et terrines -31,5 %, l’ensemble +2,8 %. Toujours à quelques centimes près.

Étape 3, ce que vous faites

Seul, sur votre fichier, étape 3. Quatre croisés, un par question, chacun sur sa feuille nommée.

1. Le chiffre d’affaires net des deux exercices, et la part des commandes annulées.
2. La répartition par famille de produits, en euros et en pourcentage.
3. Ce que fait chaque commercial, et combien de clients il suit.
4. Ce qui monte et ce qui descend d’un exercice à l’autre.

Comment savoir que c’est juste : les chiffres de l’encadré de l’étape 3, et vos quatre montants de Q3 égaux à ceux de votre feuille « Formules ».

Version courte si le temps manque : Q1, Q2 et Q3.

Activité bonus : posez la question 2 à l’assistant, prompt 3.3, et comparez ses chiffres aux vôtres. Un écart a toujours une cause : les annulées, ou les références inconnues. Une ligne dans le Journal IA.

Étape 4. Un graphique qui conclut, des couleurs qui alertent

11 h 00 à 11 h 30. Le sujet demande : un graphique avec un titre qui dit ce qu’on voit, et des couleurs qui alertent.

Ce qu’il faut savoir. Le graphique se déduit de la question : comparer des catégories, des barres triées ; suivre une évolution dans le temps, une courbe ; montrer qu’une part domine, des secteurs. Jamais de 3D. La question 4 compare des familles sur deux exercices : des barres, deux par famille. Un graphique construit sur un tableau croisé se met à jour avec lui. Le titre est la seule partie que tout le monde lit : il dit ce qu’on doit voir. Et une couleur n’a de sens que si son seuil est une décision.

Ce qu’il vous faut. Votre feuille « Q4 ».

A. Le graphique depuis le croisé

1. Cliquez dans le croisé « Q4 », sur un montant. Onglet « Analyse du tableau croisé dynamique », bouton « Graphique croisé dynamique », « Histogramme », « Histogramme groupé », « OK ».
2. Triez dans le tableau, pas dans le graphique : clic droit sur un montant de la colonne « 2025-2026 », « Trier », « Du plus grand au plus petit ». Le graphique suit.
3. Les réglages : cliquez sur le quadrillage, « Suppr » ; clic droit sur un bouton gris posé sur le graphique, « Masquer tous les boutons de champ du graphique ». Gardez la légende : elle nomme les deux exercices.
4. Cliquez sur le titre, effacez-le, tapez un constat. Si vous ne trouvez pas, demandez à l’assistant trois titres qui énoncent un constat à partir de votre tableau, et choisissez celui que les chiffres prouvent.

B. Les couleurs de l’évolution

1. Sélectionnez les cellules de la colonne d’évolution, sans la ligne du total.
2. « Accueil », « Mise en forme conditionnelle », « Règles de mise en surbrillance des cellules », « Inférieur à » : -0,1, « Remplissage rouge clair avec texte rouge foncé », « OK ».
3. Même chemin, « Entre » : -0,1 et 0, puis « Format personnalisé », remplissage orange. Puis « Supérieur à » : 0, « Remplissage vert avec texte vert foncé ».

Et dans les autres tableurs

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Un histogramme groupé, deux barres par famille, Truffes et champignons à gauche, sans quadrillage, avec un titre qui énonce un constat et non une légende. Dans la colonne d’évolution, une seule cellule rouge, Conserves et terrines à -31,5 % ; Truffes et champignons et Huiles et vinaigres en vert ; les autres en orange.

Étape 4, ce que vous faites

Seul, sur votre fichier, étape 4 : le graphique de la question 4 avec son titre-constat, puis les trois couleurs de l’évolution. Une ligne dans le Journal IA si l’assistant vous a proposé le titre : lequel vous avez gardé, et pourquoi.

Comment savoir que c’est juste : une seule case rouge, Conserves et terrines ; un titre qu’on peut vérifier dans le tableau.

Version courte si le temps manque : le graphique et son titre, sans les couleurs.

Activité bonus : un second graphique, la part de chaque famille depuis « Q2 », en secteurs, étiquettes en pourcentage. Il n’a de sens que parce qu’une famille pèse plus de quatre euros sur dix.

Étape 5. Le tableau de bord, la synthèse, et la lecture de l’IA

11 h 30 à 12 h 05. Le sujet demande : un tableau de bord d’une page, et vos cinq lignes de réponse à la direction.

Ce qu’il faut savoir. Personne, dans une direction, ne lit un classeur : on lit une réponse, puis on regarde le tableau de bord si l’on doute. Un chiffre ne se lit jamais seul. Un chiffre d’affaires ne dit rien tant qu’on ne l’a pas rapporté à quelque chose : un nombre de clients, une période, un objectif. Un classement répond à « qui fait le plus » ; la direction pose une question de décision. Avant d’écrire, demandez-vous ce que vous compareriez si c’était votre argent.

Ce qu’il vous faut. Vos feuilles « Formules », « Q1 » à « Q4 », et le graphique de l’étape 4.

A. Le tableau de bord, une page

1. Nouvelle feuille, Tableau de bord. En A1, la ligne de périmètre : Marépice, juillet 2024 à juin 2026, hors commandes annulées, 1 815 lignes.
2. Trois indicateurs, en ligne 3 leur nom, en ligne 4 leur valeur, en gros et en gras : Chiffre d'affaires net, Part des annulées, Clients actifs. Chaque valeur se recopie de vos croisés : « Ctrl » et « C », puis clic droit, « Collage spécial », « Valeurs ».
3. Sous les indicateurs, le tableau des commerciaux, recopié en valeurs depuis « Formules » et « Q3 » : le nom, le chiffre d’affaires net, le nombre de clients, et au moins une colonne que vous calculez vous-même pour rapporter le chiffre d’affaires à autre chose.
4. Coupez votre graphique de l’étape 4, « Ctrl » et « X », et collez-le à droite du tableau, « Ctrl » et « V ».
5. « Affichage » puis « Zoom », 75 % : tout doit tenir sur un écran, sans faire défiler.

B. La synthèse, cinq lignes

1. Sur un onglet « Synthèse », cinq lignes, une phrase chacune, dans cet ordre : le chiffre d’affaires net et sa part d’annulées ; la réponse sur les commerciaux ; la réponse sur les familles ; ce que les données ne permettent pas de dire ; ce qu’il faudrait demander à Marépice pour le savoir.
2. Relisez la ligne des commerciaux : s’appuie-t-elle sur un seul chiffre par commercial, ou sur deux ? Si c’est un seul, relisez « Ce qu’il faut savoir » de cette étape, et votre colonne de l’étape 3.

C. La lecture de l’IA contre la vôtre

1. Dans l’assistant, glissez votre classeur et collez le prompt 3.4, « La note pour la direction », suivi des deux questions de la direction, recopiées du sujet mot pour mot.
2. Lisez sa réponse chiffre par chiffre, contre vos croisés. Cherchez un chiffre faux, un chiffre sans périmètre, ou une conclusion que les données ne portent pas. Écrivez ce que vous trouvez dans votre Journal IA, avec le chiffre de votre croisé qui le prouve.

Et dans les autres tableurs

Si ça ne marche pas

Comment savoir que c’est réussi. Un tableau de bord d’une page : la ligne de périmètre, 338 878,24 €, 6,2 % et 24 clients en gros, le tableau des commerciaux avec une colonne calculée de plus, le graphique de l’étape 4. Une synthèse de cinq lignes où chaque chiffre a son périmètre. La réponse sur les commerciaux s’y appuie sur au moins deux chiffres par commercial. Une ligne y dit ce que les données ne permettent pas d’affirmer. Une ligne dans le Journal IA sur la lecture de l’assistant.

Étape 5, ce que vous faites

Seul, sur votre fichier, étape 5 : le tableau de bord d’abord, quinze minutes ; la synthèse ensuite, quinze minutes ; la lecture de l’assistant pour finir, cinq minutes. Puis enregistrez votre classeur sous NOM-Prenom-excel-marepice.xlsx et déposez-le là où votre formateur l’indique, à 12 h 05.

Comment savoir que c’est juste : les sept repères du sujet, partie 7, cochés par vous-même avant de rendre.

Version courte si le temps manque : la synthèse seule, avec ses cinq lignes. Une réponse écrite sans tableau de bord reste défendable ; l’inverse, non.

Activité bonus : un indicateur de plus sur le tableau de bord, le panier moyen, le chiffre d’affaires net divisé par le nombre de commandes distinctes. Demandez la formule à l’assistant et prouvez-la.

Demander à l’IA

Les textes du jour, prêts à coller. Joignez toujours le fichier à la conversation : Marépice est fictif, vous pouvez l’envoyer entier. Les autres prompts sont dans la bibliothèque de prompts Excel.

Le nettoyage de Marépice, avec journal, étape 1 :

Nettoie l’onglet « Ventes » du fichier joint, dans cet ordre :

1. supprime les doublons exacts sur l’ensemble des colonnes
2. supprime les espaces en début et en fin de toutes les cellules texte
3. uniformise l’écriture des colonnes « Commercial », « Ville » et « Statut » : une seule écriture par valeur, en gardant la forme la plus fréquente
4. convertis la colonne « Date pièce » en dates et la colonne « PU HT » en nombres, en retirant le suffixe « EUR »
5. signale, sans les supprimer, les lignes dont la quantité est vide et les lignes dont la référence article est absente de l’onglet « Catalogue »

Ajoute ensuite trois colonnes à droite : « Famille », prise dans l’onglet « Catalogue » par la référence article, avec « Référence inconnue » quand elle n’y est pas ; « Montant net », égal à Qté × PU HT × (1 − Remise), arrondi au centime ; « Exercice », qui vaut « 2024-2025 » pour les dates jusqu’au 30 juin 2025 et « 2025-2026 » ensuite.

Rends-moi un fichier .xlsx à quatre onglets : « Ventes » nettoyé avec les noms de colonnes d’origine, « Journal » qui liste chaque opération avec le nombre de lignes touchées, « À vérifier » avec les lignes signalées et la raison, et « Catalogue » inchangé. Ne modifie aucune autre donnée, ne supprime aucune ligne autre que les doublons exacts, et indique le nombre de lignes reçues et conservées.

Attendu : 17 doublons, 1 815 lignes conservées, 20 lignes dans « À vérifier », une somme de « Montant net » à 361 436,61 €.

Décrire Marépice, à coller une fois avant les formules de l’étape 2 :

Je travaille dans [Excel pour Windows / Excel pour Mac / Google Sheets], en français, avec le point-virgule comme séparateur d’arguments. Ma feuille « Ventes » va de la ligne 2 à la ligne 1816. Colonnes : A Réf. pièce, B Date pièce, C Client, D Ville, E Commercial, F Réf. article, G Qté, H PU HT, I Remise, J Statut, K Famille, L Montant net, M Exercice. La feuille « Catalogue » a en A la référence article, en B la désignation, en C la famille et en D le PU tarif, lignes 2 à 41. Pour chaque formule, donne d’abord la formule seule, prête à coller, avec les plages figées par des $, puis explique chaque argument en une ligne.

Le titre qui conclut, étape 4 :

Voici le tableau des ventes par famille sur deux exercices, avec l’évolution : [collez le tableau]. Propose-moi trois titres de graphique qui énoncent chacun un constat vérifiable dans ce tableau, en moins de dix mots, sans adjectif.

La note de l’assistant, étape 5 : le prompt 3.4 de la bibliothèque tel quel, suivi des deux questions de la direction, recopiées du sujet.

Mémo de la séance

Excel range : un classeur, des feuilles, des cellules ; une ligne par enregistrement, une colonne par type d’information. Un nombre se colle à droite, un texte à gauche. La barre d’état additionne sans rien modifier.

Faire nettoyer : le fichier joint, pas collé ; l’audit avant le nettoyage ; un journal exigé et lu en premier. Trois nombres : doublons, lignes conservées, lignes signalées.

Quatre fonctions, demandées et prouvées : RECHERCHEV va chercher, SI répond oui ou non, SOMME.SI.ENS additionne sous conditions, NB.SI.ENS compte sous conditions. Une formule est plausible tant qu’un autre chemin ne donne pas le même chiffre.

Le tableau croisé : des étiquettes en lignes et en colonnes, des nombres en valeurs ; le périmètre se décide à chaque question.

Le graphique se déduit de la question, et son titre conclut. Les couleurs suivent des seuils que vous avez choisis. Le tableau de bord tient sur un écran, périmètre en tête.

Un chiffre ne se lit jamais seul, et celui de l’assistant se lit au crayon, comme le vôtre. La question qui vaut pour tout chiffre, d’où qu’il vienne : comment sais-tu que c’est juste ?