Atelier de prolongement : Excel à la vitesse de l’IA

Refaire trois séances en vingt minutes, puis aller où Excel seul ne va pas

Ce qui va se passer aujourd’hui

Trois séances de travail sur Kertavel. Le nettoyage, les tableaux croisés, le tableau de bord.

Aujourd’hui, vous allez refaire tout cela en une vingtaine de minutes. Puis vous allez faire quatre choses que vous ne saviez pas faire du tout, et dont l’une va vous montrer que le fichier sur lequel vous travaillez depuis trois séances contient 35 990,58 € de chiffre d’affaires qui n’existent pas.

Personne ne l’a vu. Ni vous, ni moi. Vous allez le trouver en vingt secondes.

Ce que vous saurez faire à la fin

• Nettoyer un export commercial complet en une demande, et récupérer le fichier propre
• Répondre à une question de direction sans construire un seul tableau croisé
• Repérer les lignes frauduleuses ou fausses d’un fichier de ventes
• Segmenter un portefeuille client et sortir la liste de relance
• Faire écrire les formules et les automatisations que vous ne savez pas écrire
• Contrôler tout cela en quatre-vingt-dix secondes, ce qui vous évitera une réunion très désagréable

Ce dont vous avez besoin : un compte sur un outil qui accepte les fichiers. Claude, ChatGPT ou Copilot dans Excel font tous les trois le travail. Sur Claude, activez au préalable Paramètres, puis Capacités, puis « Exécution de code et création de fichiers » : c’est ce réglage qui lui permet de vous rendre un fichier .xlsx au lieu d’un tableau dans la conversation. La limite est de 30 Mo par fichier, très au-delà de ce que pèse un export de ventes.

1. Le prompt qui abat le travail

1.1 La règle numéro un : vous joignez le fichier

Ne copiez jamais vos données dans la fenêtre de conversation. Vous glissez le fichier .xlsx, tel quel, avec ses quatre onglets.

Ce détail change tout. L’outil ouvre réellement le classeur, compte les lignes, lit les types de chaque colonne et calcule dessus. Une donnée collée en texte, elle, est relue de mémoire : c’est la source d’erreur numéro un.

1.2 L’anatomie d’un prompt Excel efficace

Cinq lignes, toujours les mêmes, et vous n’aurez jamais à faire trois allers-retours.

1.3 Le premier prompt : l’audit express

Avant de nettoyer quoi que ce soit, demandez l’état des lieux. Copiez ceci tel quel :

Le fichier joint est un export de ventes B2B. Tu es analyste de données.

Sur l’onglet « Ventes », fais l’inventaire complet des défauts de qualité, sans rien corriger et sans calculer aucun total.

Cherche au minimum : les doublons exacts, les valeurs identiques écrites de plusieurs façons, les nombres et les dates stockés en texte, les cellules vides, les lignes dont le montant ne correspond pas au produit de la quantité par le prix unitaire, et les lignes qui n’ont rien à faire dans un chiffre d’affaires.

Rends-moi un tableau à quatre colonnes : le problème, la colonne concernée, le nombre de lignes touchées, et ce que ce défaut fausserait si je ne le corrigeais pas.

Ce que vous allez obtenir sur Kertavel, en une vingtaine de secondes :

Prenez une seconde pour mesurer ce qui vient de se passer. La dernière ligne n’était dans aucun de vos cours. Nous y revenons en partie 3.

1.4 Le prompt de nettoyage complet

Celui-ci remplace les deux heures de la séance 1. Il est long : c’est exactement pour cela qu’il marche du premier coup.

Nettoie l’onglet « Ventes » du fichier joint, dans cet ordre :

1. supprime les doublons exacts sur l’ensemble des colonnes
2. supprime les espaces en début et en fin de toutes les cellules texte
3. uniformise l’écriture des colonnes Région, Client, Commercial et Canal : une seule écriture par valeur, en gardant la forme la plus fréquente
4. convertis en nombres les colonnes Quantité, Prix unitaire et Montant, et en dates la colonne Date
5. signale, sans les supprimer, les lignes dont une valeur obligatoire est vide

Rends-moi un fichier .xlsx contenant trois onglets : « Ventes » nettoyé, « Journal » qui liste chaque opération avec le nombre de lignes touchées, et « À vérifier » avec les lignes que tu n’as pas su traiter et la raison.

Ne modifie aucune donnée que je ne t’ai pas demandé de modifier, et ne supprime aucune ligne autre que les doublons exacts.

L’onglet Journal est ce qui sépare un professionnel d’un amateur. Sans lui, un traitement qui n’a rien fait ressemble exactement à un traitement qui a tout fait. Avec lui, vous avez des nombres à comparer à ce que vous attendiez.

1.5 Les cinq phrases à garder sous le coude

À coller en fin de n’importe quelle demande, selon le besoin. Elles ne coûtent rien et elles rapportent beaucoup.

Atelier 1, le sprint

En binôme, un seul poste, chronomètre lancé.

Objectif : refaire les trois séances Excel avant la fin du temps imparti.

1. Le nettoyage. Fichier brut, le prompt du 1.4, récupérez le .xlsx. Notez le temps.
2. Le contrôle. Ouvrez l’onglet Journal. Comparez ses nombres à ceux que vous aviez trouvés en séance 1. Un écart n’est pas forcément son erreur : allez voir.
3. Les cinq questions de la direction. Reposez les cinq questions de la séance 2 en une seule demande, en précisant le périmètre, et exigez le nombre de lignes retenues.
4. Le tableau de bord. Une demande, celle-ci :

À partir du fichier nettoyé, construis-moi un tableau de bord commercial dans un .xlsx : chiffre d’affaires par région, par commercial, par famille et par canal, hors commandes annulées, avec un graphique adapté à chaque question et une évolution mensuelle. Ajoute en haut quatre indicateurs clés en gros caractères. Mets en forme proprement, en-têtes lisibles, montants en euros.

Écrivez au tableau les deux temps : celui de vos trois séances, celui d’aujourd’hui. Nous les regarderons ensemble.

Version courte si le temps manque : les étapes 1, 2 et 4.

2. Douze prompts à emporter

Ceux qui suivent servent toutes les semaines en entreprise. Testez-en au moins trois pendant cette partie, et cochez celui que vous utiliserez dès votre retour en alternance.

2.1 Comprendre un fichier qu’on vient de vous envoyer

Voici un fichier que je viens de recevoir et que je ne connais pas. Explique-moi en dix lignes maximum : ce qu’il contient, la période couverte, le nombre de lignes par onglet, ce que représente chaque colonne, et les trois questions auxquelles ces données permettraient de répondre.

Termine par ce dont je devrais me méfier dans ce fichier.

Deux minutes au lieu de vingt. C’est le prompt le plus rentable de la liste.

2.2 La question métier, posée directement

Sur l’onglet Ventes du fichier joint, hors commandes annulées : quels sont mes cinq meilleurs clients en chiffre d’affaires, et quelle part du total représentent-ils à eux cinq ?

Indique le nombre de lignes retenues et le nombre de lignes écartées.

2.3 La formule que vous ne savez pas écrire

Écris-moi la formule Excel qui compte les commandes de plus de 500 euros passées par des clients de Nouvelle-Aquitaine, dans un tableau structuré nommé Ventes.

Contraintes : Excel en français, point-virgule comme séparateur d’arguments. Donne d’abord la formule, puis l’explication de chaque argument en une ligne, puis une variante si je n’ai pas la fonction RECHERCHEX.

La dernière contrainte vous évite la moitié des formules « qui ne marchent pas » : la version française et le séparateur.

2.4 Réparer une formule qui renvoie une erreur

Cette formule me renvoie #N/A sur certaines lignes seulement :

[collez votre formule]

Explique-moi pourquoi, donne-moi la correction, et dis-moi comment afficher un message lisible plutôt qu’un code d’erreur.

2.5 Comprendre un classeur dont vous héritez

Voici un classeur repris d’un collègue qui a quitté l’entreprise. Explique-moi ce qu’il calcule, quelles cellules alimentent tout le reste, quelles formules sont les plus importantes, et où sont ses fragilités.

Termine par les trois choses à vérifier avant que je m’en serve pour prendre une décision.

Ce cas arrive plus souvent qu’on ne le croit en alternance. Vous héritez d’un fichier que personne ne sait expliquer.

2.6 Apprendre au lieu de déléguer

Ne fais pas le travail à ma place. Donne-moi les étapes exactes, clic par clic, dans Excel en français, pour construire un tableau croisé dynamique qui donne le chiffre d’affaires par commercial et par famille de produits, en excluant les commandes annulées.

Numérote les étapes et précise le nom exact des menus.

Le même outil, deux usages opposés. Celui-ci vous fait progresser, l’autre vous fait gagner du temps. Sachez lequel vous voulez.

2.7 Automatiser ce que vous referez tous les mois

Je reçois ce fichier chaque mois avec les mêmes colonnes. Écris-moi la requête Power Query qui applique automatiquement le nettoyage décrit ci-dessous, puis donne-moi les étapes pour l’installer dans Excel en français.

Explique chaque étape en une phrase, pour que je puisse la modifier moi-même le jour où une colonne changera de nom.

Le premier mois vous prend une heure. Les onze suivants vous prennent un clic.

2.8 Transformer une photo ou un PDF en tableau

Voici la photo d’un tableau de chiffres. Retranscris-le fidèlement dans un .xlsx, sans corriger aucune valeur.

Signale à part toute cellule que tu n’as pas lue avec certitude.

Le relevé qu’un fournisseur vous envoie en PDF, le tableau affiché sur un paperboard en réunion : vous le photographiez, vous l’exploitez.

2.9 La synthèse écrite pour la direction

À partir du tableau de bord ci-joint, rédige une note de synthèse d’une page pour un comité de direction : les cinq faits marquants, les deux points de vigilance, et une recommandation argumentée.

Chaque affirmation doit citer le chiffre sur lequel elle repose. Aucune phrase creuse, aucune formule de politesse, ton professionnel.

2.10 La liste de relance

Sur l’onglet Ventes nettoyé, hors commandes annulées : liste les clients dont la dernière commande remonte à plus de 90 jours par rapport à la date la plus récente du fichier.

Pour chacun : nom, date de dernière commande, chiffre d’affaires cumulé, famille de produits la plus achetée, et commercial en charge.

Attention à celui-ci, et c’est instructif : posé sur le fichier brut, il vous renvoie quinze clients à relancer. Sur le fichier nettoyé, il n’en renvoie aucun. Les quinze étaient des écritures différentes de clients qui commandent toutes les semaines. Vous auriez envoyé quinze mails de relance à vos meilleurs clients.

2.11 Anonymiser avant de transmettre

Avant que je transmette ce fichier à l’extérieur, remplace les noms de clients par des identifiants numérotés, et place la table de correspondance dans un onglet séparé que je conserverai de mon côté.

Supprime les colonnes qui ne servent pas à l’analyse demandée. Rends-moi les deux fichiers séparément.

2.12 Le contre-calcul

Recalcule ce total par une méthode différente de celle que tu viens d’utiliser, et dis-moi si les deux résultats coïncident. S’ils diffèrent, montre-moi les lignes responsables de l’écart.

Quatorze mots, et c’est la question qui vous évitera un jour de présenter un chiffre faux au directeur commercial.

3. Quatre choses que vous ne saviez pas faire

Jusqu’ici, vous êtes allés plus vite. Maintenant, vous allez plus loin.

3.1 Les neuf lignes que personne n’avait vues

Voici le prompt annoncé en ouverture.

Sur l’onglet Ventes, cherche les lignes anormales. Vérifie notamment : les lignes où le montant ne correspond pas à la quantité multipliée par le prix unitaire, les prix unitaires très éloignés du prix catalogue de l’onglet Produits, les quantités inhabituelles pour la famille de produits concernée.

Rends-moi les lignes suspectes, classées par gravité, avec pour chacune la raison, l’écart en euros, et ce que je dois vérifier auprès de qui.

Sur Kertavel, le résultat tient en trois groupes.

Total : 35 990,58 € d’écart, soit 3,9 % du chiffre d’affaires.

Une seule ligne concentre l’essentiel du problème : un batteur mélangeur, trois unités à 1 150 euros, facturé 34 500 euros au lieu de 3 450. Elle passe inaperçue dans un tableau croisé, parce qu’un tableau croisé additionne sans jamais vérifier la cohérence interne d’une ligne.

Cette vérification-là est impossible à faire à l’œil sur 1 372 lignes, et personne ne pense à la programmer. C’est le meilleur exemple de ce que l’outil apporte réellement : pas la vitesse, la couverture.

3.2 Segmenter votre portefeuille en une demande

La segmentation RFM classe les clients sur trois axes : la récence de leur dernier achat, la fréquence de leurs commandes, le montant cumulé. C’est un standard du développement commercial, et c’est infaisable à la main dans le temps d’une séance.

Sur l’onglet Ventes nettoyé, hors commandes annulées, construis une segmentation RFM des clients.

Récence : nombre de jours entre la dernière commande du client et la date la plus récente du fichier. Fréquence : nombre de numéros de commande distincts. Montant : chiffre d’affaires cumulé.

Note chaque axe de 1 à 5 par quintiles, puis classe chaque client en Champions, Fidèles, Prometteurs, À risque ou Perdus.

Rends-moi un .xlsx avec un onglet par segment et un onglet de synthèse donnant, pour chaque segment, le nombre de clients, le chiffre d’affaires et sa part du total. Ajoute pour chaque segment une phrase sur l’action commerciale à mener.

Vous obtenez en une minute un document que beaucoup d’entreprises n’ont jamais produit, et qui répond à la seule question qui compte en développement commercial : qui dois-je appeler cette semaine, et pour lui dire quoi ?

3.3 Le tableau qui fâche : les objectifs

L’onglet Commerciaux porte l’objectif annuel de chacun. Personne ne l’a encore croisé avec les ventes.

Le fichier a un onglet Ventes et un onglet Commerciaux qui porte l’objectif annuel 2025 de chaque vendeur.

Calcule, pour l’année 2025 uniquement et hors commandes annulées, le chiffre d’affaires réalisé par commercial, son objectif, l’écart en euros et le taux d’atteinte en pourcentage. Classe du taux le plus faible au plus élevé.

Rattache chaque vente à son commercial par le matricule, pas par la colonne Commercial : certaines lignes n’y portent aucun nom.

Indique combien de lignes tu as retenues et combien tu as écartées, et pourquoi.

Le résultat, et deux pièges d’un coup.

Le premier tient au temps : le fichier couvre dix-huit mois, de janvier 2025 à juin 2026, alors que les objectifs portent sur douze mois.

Si vous oubliez la ligne « année 2025 uniquement », vous comparez dix-huit mois de ventes à un objectif de douze mois. Tout le monde est brillant, personne ne le mérite, et vous distribuez des primes sur une erreur de périmètre.

Le second piège est plus sournois : quinze lignes du fichier, pour 12 758,96 €, ne portent aucun nom dans la colonne Commercial. Elles portent toutes un matricule.

Sans la consigne sur le matricule, ces ventes disparaissent du tableau. Personne ne s’en aperçoit, parce qu’un tableau à cinq lignes bien rempli n’a pas l’air incomplet. C’est la raison pour laquelle vous avez appris RECHERCHEX en séance 1 : rapatrier une information depuis une autre table est le geste qui empêche cette perte.

Retenez ces deux pièges plutôt que n’importe quel discours sur les limites de l’IA. Elle a parfaitement fait ce que vous lui avez demandé. C’est la demande qui était incomplète.

3.4 Le rapport qui se refait tout seul

Dernière démonstration, et la plus rentable sur une année.

Je reçois ce fichier le 5 de chaque mois, toujours avec les mêmes colonnes, et je dois produire le même tableau de bord.

Donne-moi la marche à suivre pour que cette production soit automatique le mois prochain : la requête Power Query pour l’import et le nettoyage, la structure du classeur modèle, et ce que j’aurai à faire manuellement chaque mois.

Explique-le à quelqu’un qui n’a jamais utilisé Power Query.

Une heure investie une fois, quatre heures gagnées chaque mois. C’est le calcul le plus simple de votre année.

Atelier 2, votre outil à vous

En binôme. Choisissez une des quatre pistes ci-dessous et menez-la jusqu’à un livrable présentable.

Trois exigences, les mêmes pour tous.

Votre livrable doit contenir le périmètre retenu et le nombre de lignes sur lequel il porte. Il doit être présentable tel quel à un responsable, sans retouche. Et vous devez pouvoir répondre à la question : « comment sais-tu que c’est juste ? »

Restitution : trois minutes par binôme. Une piste par binôme au minimum : les quatre doivent être couvertes.

4. Les deux réflexes qui coûtent quatre-vingt-dix secondes

Vous venez de produire en une demi-journée ce qui prenait une semaine. Voici les deux gestes qui font la différence entre quelqu’un de rapide et quelqu’un de fiable.

4.1 « Sur combien de lignes ? »

Un total arrive toujours propre, net, présentable. Il ne dit jamais ce qu’il a additionné.

Une question suffit : « sur combien de lignes ce total est-il calculé, et lesquelles as-tu écartées ? »

Cinq secondes à écrire. Elle fait apparaître le périmètre, et le périmètre est l’origine de la quasi-totalité des chiffres faux, y compris ceux que vous produirez vous-même dans Excel.

4.2 Le test des trois lignes

Toute formule reçue se teste sur trois lignes dont vous connaissez la réponse d’avance. Choisissez-les exprès : une ligne banale, une ligne au cas limite, une ligne qui devrait être exclue.

Quatre-vingt-dix secondes, et vous ne présenterez jamais un tableau faux en réunion.

4.3 Ce qui sort de l’entreprise

Un fichier de ventes contient des noms de clients, parfois des coordonnées. Ce sont des données personnelles, et le fichier client est souvent l’actif le plus précieux de l’entreprise.

Trois règles applicables dès demain, sans en faire un sujet.

On demande avant. Ce n’est pas au stagiaire ni à l’alternant de décider que les données commerciales partent chez un prestataire.

On anonymise quand c’est possible, et c’est possible presque toujours : le prompt 2.11 le fait en une demande. Pour un chiffre d’affaires par région, les noms ne servent à rien.

On regarde quel outil on utilise. Une version professionnelle sous contrat d’entreprise et un compte personnel gratuit n’offrent pas les mêmes garanties. Votre entreprise a peut-être déjà tranché : renseignez-vous avant, pas après.

Atelier 3, la note à contrôler

Individuellement. Vous recevez une note d’analyse commerciale, produite par un collègue avec l’aide d’une IA et destinée au comité de direction.

Cinq affirmations chiffrées. Trois sont justes, deux sont fausses.

1. Identifiez les deux affirmations fausses.
2. Pour chacune, dites d’où vient l’erreur.
3. Écrivez la question exacte qui l’aurait évitée.

Vous avez le fichier et tous les outils, y compris ceux d’aujourd’hui. C’est exactement la situation qui vous attend : quelqu’un vous présente des chiffres impeccables, et il faut savoir lesquels contester.

Activité bonus si vous finissez en avance : refaites la note correctement, avec les bons périmètres, et comparez la recommandation finale à celle de l’original.

Synthèse

Joignez le fichier, ne collez jamais les données. L’outil ouvre le classeur et calcule dessus ; du texte collé est relu de mémoire.

Cinq lignes dans le prompt : le fichier, le rôle, la tâche, le périmètre, la sortie attendue. La quatrième est celle qu’on oublie, et c’est celle qui fabrique les chiffres faux.

Demandez un .xlsx et un onglet Journal. Un traitement sans journal est un traitement que vous ne pouvez ni vérifier ni transmettre.

La vraie valeur n’est pas la vitesse, c’est la couverture. Neuf lignes incohérentes sur 1 372, invisibles à l’œil, trouvées en vingt secondes.

Deux réflexes, quatre-vingt-dix secondes : sur combien de lignes porte ce total, et le test des trois lignes sur toute formule reçue.

Ce que vos trois séances Excel vous ont donné, et que rien ne remplace : savoir quoi demander, et voir quand c’est faux. La compétence n’a pas disparu, elle est passée de l’exécution au contrôle. C’est la plus recherchée des deux.

Pour aller plus loin

Dans votre entreprise, repérez le fichier de suivi que quelqu’un met à jour à la main tous les mois. Demandez combien de temps cela lui prend.

Automatisez-le avec ce que vous avez appris aujourd’hui, puis montrez-le. C’est le genre de contribution qui se remarque en alternance, et elle vous coûtera une soirée.

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