Excel séance 3 : graphiques et tableau de bord commercial

Montrer un chiffre pour qu’il soit compris, pas pour qu’il soit joli

Avant de commencer

Trois questions, sans ouvrir le fichier.

1. Vous sommez la colonne Montant et vous obtenez 941 844,96 €. Pourquoi ce chiffre n’est-il pas le chiffre d’affaires de Kertavel ?
2. Vous groupez les dates par mois. Qu’avez-vous oublié de cocher, et quelle en est la conséquence ?
3. Février 2026 recule de 53,5 % sur février 2025. Que faites-vous avant d’alerter votre direction ?

Si ces trois réponses vous viennent, vous avez l’essentiel de la séance 2. Sinon, relisez son mémo : cette séance construit directement dessus.

Point de départ commun. Vous devez disposer de votre fichier nettoyé et de vos tableaux croisés. Si vous ne les avez plus, prenez le corrigé. Un graphique ne se construit pas sur 1 361 lignes brutes, il se construit sur une synthèse.

Le problème du jour

Vous avez produit, la dernière fois, une note d’une page avec trois constats. Votre direction l’a lue. Elle vous répond :

« C’est juste, mais je n’ai pas le temps de lire ça tous les mois. Faites-moi un tableau de bord. Une page, que je regarde en deux minutes, et qui me dit si ça va ou si ça ne va pas. »

C’est une demande différente, et beaucoup plus difficile qu’elle n’en a l’air.

Une note explique. Un tableau de bord alerte. Il ne raconte pas, il signale. Son lecteur ne cherche pas à comprendre, il cherche à savoir où regarder. S’il doit réfléchir plus de quelques secondes pour savoir si la situation est bonne ou mauvaise, le tableau de bord a échoué.

Objectif de la séance : à midi, vous produisez un tableau de bord commercial lisible en deux minutes, et vous savez repérer les graphiques qui mentent.

1. Quel graphique pour quelle question

1.1 La règle de départ

On ne choisit pas un graphique parce qu’il est joli. On le choisit parce que la question posée a une forme.

Ces cinq lignes couvrent l’immense majorité des besoins d’un tableau de bord commercial. Le reste relève de la démonstration technique, rarement de la communication.

1.2 Les barres, votre outil par défaut

Pour comparer des catégories, les barres l’emportent presque toujours. L’œil compare des longueurs avec précision, ce qu’il ne sait pas faire avec des angles ou des surfaces.

Deux réglages qui changent tout :

Trier par valeur décroissante. Un graphique de CA par commercial classé par ordre alphabétique oblige le lecteur à faire lui-même le classement. Trié, il le lit instantanément. C’est deux clics et c’est le geste le plus rentable de toute la séance.

Préférer les barres horizontales quand les libellés sont longs. « Provence-Alpes-Côte d’Azur » à la verticale sous une colonne devient illisible ou penché. À l’horizontale, il se lit normalement.

1.3 Les secteurs, à manier avec parcimonie

Le graphique en secteurs a une seule utilité : montrer qu’une part domine un ensemble. Au-delà de cinq ou six parts, il devient illisible.

Sur nos données, il fonctionne pour les cinq familles de produits, parce qu’il y a un message fort : Équipement cuisine pèse 47,9 % de l’activité 2025. Un demi-cercle, c’est immédiat.

Il ne fonctionnerait pas pour les vingt clients : vingt parts dont beaucoup se ressemblent produisent une roue de couleurs illisible. Pour les clients, on utilise des barres triées.

1.4 Les courbes, pour le temps et rien d’autre

Une courbe suppose une continuité entre les points. C’est vrai pour des mois qui se suivent, c’est faux pour des commerciaux ou des familles de produits.

Relier par une ligne le chiffre de M. Faure à celui de S. Leclerc n’a aucun sens : il n’existe rien entre eux deux. C’est une erreur qu’on voit régulièrement, et elle signale immédiatement que son auteur a choisi son graphique au hasard.

Atelier 1, choisir le graphique

En binôme, 20 minutes. Pour chacune de ces six questions, indiquez le type de graphique et justifiez en une phrase. Ne construisez rien pour l’instant.

1. Quel commercial réalise le plus gros chiffre d’affaires ?
2. Comment le chiffre d’affaires a-t-il évolué mois par mois en 2025 ?
3. Quelle part de l’activité chaque famille de produits représente-t-elle ?
4. Chaque commercial atteint-il son objectif ?
5. Les clients qui achètent le plus souvent sont-ils ceux qui dépensent le plus ?
6. Comment le premier semestre 2026 se compare-t-il au premier semestre 2025 ?

Version courte : questions 1, 2, 3 et 4.

Activité bonus : pour la question 6, deux graphiques différents sont défendables. Trouvez-les tous les deux et dites lequel vous retiendriez pour une direction pressée.

Les réponses de l’atelier 1

Ce qu’il faut faire dire à la classe. Sur la question 5, laisser d’abord proposer des barres, puis demander ce qu’on mettrait en abscisse et en ordonnée. C’est en butant là-dessus qu’ils comprennent la différence entre croiser une mesure avec une catégorie, et croiser deux mesures.

Sur la question 6, ne pas trancher trop vite : les deux réponses sont bonnes, et c’est le fait de savoir défendre son choix qui est évalué. Le détail mensuel invite à commenter février, ce qui est exactement l’erreur travaillée en séance 2.

2. Construire

2.1 Le graphique croisé dynamique

Un graphique construit directement sur un tableau croisé se met à jour avec lui, et il hérite de ses filtres et de ses segments.

1. Cliquez dans votre tableau croisé
2. Onglet Analyse de tableau croisé dynamique, bouton Graphique croisé dynamique
3. Choisissez le type
4. OK

Le graphique apparaît, relié au tableau. Si vous décochez « Annulée » dans le segment, le tableau et le graphique changent ensemble.

C’est tout l’intérêt : un tableau de bord construit ainsi n’est pas une image figée, c’est un instrument interactif. Votre direction peut cliquer sur une région et voir l’ensemble se recalculer.

2.2 La chronologie, pour les dates

Excel propose un segment spécialisé pour les dates, appelé chronologie.

Onglet Analyse de tableau croisé dynamique, bouton Insérer une chronologie, cochez Date.

Vous obtenez une barre glissante qui permet de choisir une période par années, trimestres, mois ou jours. C’est infiniment plus lisible qu’un filtre déroulant avec 331 dates, et le lecteur voit immédiatement quelle période est affichée.

Un segment ou une chronologie peuvent piloter plusieurs tableaux croisés à la fois. Clic droit sur le segment, Connexions de rapport, cochez les tableaux concernés. C’est ce qui transforme une collection de graphiques en un vrai tableau de bord : un seul clic, et toute la page se recalcule sur la période choisie.

2.3 Les réglages qui rendent un graphique lisible

Le titre est le réglage le plus négligé et le plus rentable. Un titre qui énonce le constat fait la moitié du travail de lecture. Prenez l’habitude de titrer vos graphiques par ce qu’ils montrent, pas par ce qu’ils contiennent.

2.4 La couleur porte du sens, ou rien

Une règle simple et tenable : la couleur ne s’utilise que pour signaler.

Toutes les barres en gris, sauf celles qui posent problème en rouge. L’œil va immédiatement là où il faut. Un graphique arc-en-ciel oblige au contraire le lecteur à chercher lui-même ce qui est important, ce qui est exactement le travail qu’un tableau de bord doit lui épargner.

Atelier 2, vos premiers graphiques

Sur votre fichier, périmètre année 2025, hors commandes annulées.

1. Construisez le graphique de la question 1 de l’atelier 1, trié par valeur décroissante
2. Construisez celui de la question 2
3. Construisez celui de la question 3
4. Appliquez à chacun les cinq réglages du 2.3
5. Insérez une chronologie et connectez-la à vos trois tableaux croisés

Repère de contrôle : sur le périmètre 2025 hors annulées, votre chiffre d’affaires total doit être de 619 667,13 €, sur 854 lignes. Si vous trouvez autre chose, votre périmètre n’est pas le bon, et tout ce qui suit sera faux.

Version courte : points 1, 2 et 4.

Les résultats attendus de l’atelier 2

Les trois graphiques portent sur le même périmètre, donc leurs totaux se recoupent. C’est votre premier contrôle : les trois doivent additionner 619 667,13 €.

1. Le chiffre d’affaires par commercial, en barres horizontales triées.

Le tri décroissant se fait dans le tableau croisé, pas dans le graphique : clic droit sur une valeur, Trier, Du plus grand au plus petit. Le graphique suit tout seul.

2. L’évolution mensuelle, en courbe.

Le point haut est avril, le point bas est août, et le creux d’été dure deux mois. Sur un distributeur de matériel pour l’hôtellerie-restauration, c’est logique : on équipe avant la saison, pas pendant. Faites-le dire par le titre.

3. La part de chaque famille, en secteurs.

4. Les cinq réglages, appliqués. Sur ces trois graphiques : légende supprimée sur le premier et le deuxième, conservée sur le troisième où elle nomme les parts ; quadrillage retiré ; étiquettes de données affichées ; une seule couleur, sauf pour signaler ; et un titre qui énonce un constat. Trois titres qui fonctionnent : « L. Peyre et A. Bonnet réalisent la moitié du chiffre 2025 », « Le creux d’été dure deux mois et se prépare en avril », « Près d’un euro sur deux : l’équipement de cuisine ».

5. La chronologie. Elle est connectée quand vous déplacez son curseur et que les trois graphiques bougent ensemble. S’il n’y en a qu’un, la connexion n’a pas été faite : clic droit sur la chronologie, Connexions de rapport, cocher les trois tableaux croisés. C’est l’étape que tout le monde saute.

3. Les graphiques qui mentent

Vous en produirez, sans le vouloir. Vous en recevrez, parfois volontairement.

3.1 L’axe tronqué

Un axe vertical qui ne part pas de zéro amplifie visuellement les écarts.

Sur nos données, l’atteinte des objectifs va de 87 % à 109 %. Avec un axe partant de zéro, les cinq barres se ressemblent, et c’est la vérité : les cinq commerciaux sont dans un mouchoir de poche. Avec un axe partant de 85 %, la barre de M. Faure devient minuscule et celle de L. Peyre écrasante. Le même chiffre raconte deux histoires opposées.

Ce n’est pas toujours une manipulation. Pour une série qui varie de 2 % autour d’une valeur élevée, un axe partant de zéro rend la variation invisible alors qu’elle est réelle et importante. La règle honnête est donc :

Si vous tronquez un axe, signalez-le explicitement sur le graphique.

3.2 Les secteurs à douze parts

Au-delà de cinq ou six parts, l’œil ne compare plus rien. Un graphique en secteurs de vingt clients ne transmet aucune information : il occupe de la place et donne l’impression d’un travail fait.

3.3 La troisième dimension

Un graphique en trois dimensions déforme les proportions par la perspective : les éléments du premier plan paraissent plus grands. Il n’apporte jamais d’information et il en retire toujours.

Une seule règle, sans exception dans un contexte professionnel : pas de 3D.

3.4 Les deux axes verticaux

Superposer deux séries d’unités différentes sur deux axes permet de faire dire presque n’importe quoi, puisque la position relative des deux courbes dépend entièrement du choix des échelles. À éviter, sauf nécessité absolue et échelles justifiées.

3.5 Le piège de la loi de Pareto

Vous entendrez souvent qu’en commerce, 20 % des clients font 80 % du chiffre d’affaires. C’est une règle empirique très répandue, et il faut la vérifier avant de l’invoquer.

Sur Kertavel, en 2025 : les 4 premiers clients, soit 20 % du portefeuille, pèsent 30,1 % du chiffre d’affaires. Il faut descendre jusqu’au quinzième client, soit 75 % du portefeuille, pour franchir les 80 % du chiffre d’affaires.

La loi ne s’applique pas ici, et c’est une information stratégique en soi. Le portefeuille de Kertavel est peu concentré. Cela veut dire deux choses opposées, et un bon analyste dit les deux :

• l’entreprise est peu dépendante d’un client, ce qui la protège d’une perte brutale ;
• mais elle n’a pas de grand compte, ce qui signifie qu’aucune relation ne porte la croissance, et que le développement passe nécessairement par un travail sur l’ensemble du portefeuille.

La leçon dépasse Pareto : une règle toute faite se vérifie sur vos données avant d’être citée. Écrire « comme le veut la loi de Pareto, nos 20 % de meilleurs clients font 80 % du chiffre » dans une note où le chiffre réel est 30 % est une faute qui se voit, et qui coûte cher en crédibilité.

4. La mise en forme conditionnelle

Un tableau de bord contient des chiffres qu’il faut savoir lire d’un coup d’œil. La mise en forme conditionnelle fait ce travail.

4.1 Les trois outils utiles

Les barres de données. Sélectionnez une colonne de valeurs, Accueil, Mise en forme conditionnelle, Barres de données. Chaque cellule reçoit une barre proportionnelle à sa valeur. C’est un mini-graphique dans le tableau, sans place perdue.

Les jeux d’icônes. Trois symboles selon des seuils. Sur un taux d’atteinte d’objectif, c’est le réglage le plus lisible d’un tableau de bord.

Les règles de mise en surbrillance. Colorer les cellules selon une condition : inférieur à, supérieur à, entre deux valeurs.

4.2 Le réglage qui compte : définir vos seuils

Par défaut, Excel place les seuils des jeux d’icônes aux tiers de la plage de valeurs. C’est arbitraire et cela n’a aucun sens commercial.

Définissez vos seuils vous-même, avec une logique métier :

Gérer les règles, Modifier la règle, puis choisir « Nombre » plutôt que « Centile » et saisir 1 et 0,9.

Appliqués aux données 2025, ces seuils donnent :

4.3 Ce que ce tableau raconte, et ce qu’il ne raconte pas

Ce qu’il montre : trois commerciaux au-dessus, deux en dessous, et une équipe qui manque son objectif global de 5 332,87 €, soit 0,9 %.

Ce qu’il ne montre pas, et qu’il faut dire : les objectifs n’ont pas été fixés identiques. Celui de S. Leclerc est de 115 000 € et celui d’A. Bonnet de 145 000 €. Un taux d’atteinte compare chacun à sa propre cible, pas les commerciaux entre eux.

Le taux d’atteinte mesure la tenue d’un engagement. Le chiffre d’affaires mesure une contribution. Ce ne sont pas les mêmes questions, et elles n’appellent pas les mêmes décisions.

Sur ces données précises, les deux classements coïncident : L. Peyre est premier dans les deux, M. Faure dernier dans les deux. N’en concluez pas que les deux mesures reviennent au même. La coïncidence est fortuite, et il suffit de peu pour qu’elle disparaisse.

Faites le test : si l’objectif de S. Leclerc avait été fixé à 100 000 € au lieu de 115 000 €, son taux d’atteinte serait de 117,2 %. Il passerait premier en atteinte tout en restant troisième en chiffre d’affaires. Rien n’aurait changé dans son travail, seulement dans la cible qu’on lui a fixée.

Confondre les deux mène à des décisions injustes, et le fait qu’ils coïncident une année ne garantit rien pour la suivante.

Et une question à ne jamais oublier : un objectif manqué peut signaler un commercial en difficulté, ou un objectif mal fixé. Le tableau de bord ne permet pas de trancher. Il permet de savoir où poser la question.

4.4 Ne pas surcharger

La mise en forme conditionnelle est efficace tant qu’elle est rare. Un tableau où chaque colonne porte des barres, des icônes et des couleurs ne signale plus rien, parce que tout est signalé.

Une règle de travail : au maximum deux mises en forme conditionnelles par tableau.

5. Concevoir le tableau de bord

5.1 Les cinq principes

Une page. Si votre direction doit faire défiler, ce n’est plus un tableau de bord.

Le plus important en haut à gauche. L’œil occidental commence là. Les indicateurs de synthèse s’y placent, le détail descend et va vers la droite.

Quatre à six blocs, pas plus. Au-delà, le lecteur ne sait plus où regarder.

Un périmètre annoncé. En tête, une ligne : période couverte, statuts retenus, date de mise à jour. C’est la règle de la séance 2, appliquée à un support visuel.

Aucune décoration. Pas de dégradé, pas d’ombre portée, pas de logo qui prend un quart de la page. Chaque élément doit apporter une information.

5.2 Une structure qui fonctionne

┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Périmètre : 2025, hors commandes annulées       │
│ Mis à jour le ...                               │
├──────────────┬──────────────┬───────────────────┤
│ CA total     │ Commandes    │ Panier moyen      │
│ 619 667 €    │ 456          │ 1 359 €           │
├──────────────┴──────────────┴───────────────────┤
│ Atteinte des objectifs par commercial           │
│ (tableau + icônes)                              │
├─────────────────────────┬───────────────────────┤
│ Évolution mensuelle     │ Répartition famille   │
│ (courbe)                │ (secteurs)            │
├─────────────────────────┴───────────────────────┤
│ Chronologie + segments Région et Canal          │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Les trois chiffres du haut sont les indicateurs qui répondent en cinq secondes à « est-ce que ça va ». Le reste explique.

Atelier 3, votre tableau de bord

En binôme, 40 minutes, puis restitution.

Livrable : une feuille nommée Tableau de bord, lisible en deux minutes, périmètre 2025 hors commandes annulées.

Contenu minimal :

1. Une ligne de périmètre en tête
2. Trois indicateurs de synthèse : CA total, nombre de commandes, panier moyen
3. Un tableau d’atteinte des objectifs avec jeu d’icônes et seuils définis par vous
4. Un graphique d’évolution mensuelle
5. Un graphique de répartition par famille
6. Une chronologie connectée à tous vos tableaux croisés

Contraintes de forme :

• Aucune 3D
• Un titre par graphique qui énonce un constat, pas un contenu
• Deux mises en forme conditionnelles au maximum
• Si un axe est tronqué, c’est écrit sur le graphique

Version courte : points 1, 2, 3 et 4.

Activité bonus : ajoutez un huitième bloc comparant le premier semestre 2026 au premier semestre 2025, et trouvez le titre qui dit la vérité sans dramatiser.

Vos repères de contrôle

Si vos chiffres diffèrent, cherchez d’abord le périmètre avant de chercher une erreur de formule. Dans neuf cas sur dix, c’est le filtre.

Mémo de la séance

Choisir : comparaison, barres triées. Temps, courbe. Répartition, secteurs si peu de parts. Écart à une cible, barres avec ligne de référence.

Construire : graphique croisé dynamique pour rester à jour, chronologie pour les dates, connexions de rapport pour piloter plusieurs tableaux d’un clic.

Nettoyer : pas de légende inutile, pas de quadrillage, un titre qui énonce le constat, une seule couleur sauf pour signaler.

Signaler : jeu d’icônes avec des seuils définis par vous, jamais ceux d’Excel. Deux mises en forme conditionnelles au maximum.

Ne pas mentir : pas de 3D, pas de secteurs à douze parts, et si un axe est tronqué, c’est écrit.

Vérifier avant de citer : une règle toute faite, Pareto compris, se contrôle sur vos données.

Et la règle de la séance 2, toujours valable : dites de quoi votre chiffre est la somme. Sur un tableau de bord, cela s’écrit en tête, en une ligne.

Pour la séance 4

La dernière séance est le cas de synthèse du module : un jeu de données inédit, une demande professionnelle, et un rendu complet en autonomie. Elle mobilise les trois séances.

Conservez votre tableau de bord : il vous servira de modèle, et vous n’aurez pas le temps d’en réinventer un.